Odrębność regulacji od Kodeksu pracy i sankcje

Należy zwrócić uwagę na przyjęcie przez ustawodawcę koncepcji odrębności tej ustawy od Kodeksu pracy. Nowe regulacje zmieniają Kodeks pracy jedynie w nieznacznym zakresie, stanowiąc co do zasady „samodzielną” regulację. Zmiany Kodeksu pracy dotyczą w głównej mierze dookreślenia dwóch definicji: „wynagrodzenia” oraz „prac o jednakowej wartości” tak, aby ich brzmienie było zbieżne z definicjami z Dyrektywy.

Projekt ustawy wprowadza także zmiany w Kodeksie pracy w jeszcze jednym, interesującym aspekcie. Naprawia bowiem niedopatrzenie z Ustawy z 4 czerwca 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy, która częściowo wdrażała przepisy Dyrektywy w zakresie postępowań rekrutacyjnych. Powyższa ustawa nie wskazywała żadnych konsekwencji prawnych za nieprzestrzeganie nowych obowiązków wobec pracowników lub kandydatów.

Ustawodawca w projekcie wprowadza odpowiednie zmiany w artykułach Kodeksu pracy dotyczących odpowiedzialności pracodawcy za nieprzestrzeganie przepisów prawa pracy. W konsekwencji, zgodnie z projektem, jeżeli pracodawca nie przekazuje kandydatowi informacji o początkowej wysokości wynagrodzenia lub jego przedziale oraz o odpowiednich postanowieniach układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania albo w ogłoszeniach o naborze nie stosuje nazw stanowisk neutralnych pod względem płci, podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł. Takiej samej karze podlega pracodawca, który narusza przepisy dotyczące definicji wynagrodzenia oraz pracy o jednakowej wartości.

Co interesujące, ustawodawca penalizuje jedynie brak neutralnych pod względem płci nazw stanowisk w ogłoszeniach o pracę. Oznacza to, że pracodawcy, którzy nie wprowadzili zmian w nazwach stanowisk w dokumentach wewnętrznych, nie będą podlegali karom.

Ocena wartości pracy i konsultacje ze związkami zawodowymi

Zgodnie z projektem pracodawca dokonuje oceny wartości pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku. Ocenie wartości pracy służą kryteria i podkryteria:

• wymagane umiejętności,
• wysiłek,
• zakres odpowiedzialności i warunków pracy,
• lub inne kryteria lub podkryteria, jeśli mają znaczenie dla określonego rodzaju pracy lub dla określonego stanowiska. Ustawodawca nie wskazuje, jakie mogą być podkryteria.

Pracodawca ustala kryteria i podkryteria w uzgodnieniu z działającym u niego związkiem zawodowym. Po ich ustaleniu, pracodawca, na ich podstawie, ustala kategorie pracowników wykonujących prace o jednakowej wartości. Kategorie pracowników pracodawca ustala po konsultacji z działającym u niego związkiem zawodowym. Konsultacje te mają trwać nie krócej niż 5 dni i nie dłużej niż 15 dni od dnia przedstawienia przez pracodawcę propozycji ustalenia kategorii pracowników.

Struktura wynagrodzeń

Ustawodawca nie odnosi się do kolejnych etapów ustalania struktur wynagrodzeń, wskazując jedynie, że struktura wynagrodzeń obowiązująca u pracodawcy oraz oceny wartości stanowisk lub rodzaju pracy zapewniają realizację prawa do jednakowego wynagrodzenia mężczyzn i kobiet za jednakową pracę lub za pracę o jednakowej wartości, umożliwiając analizę, czy pracownicy znajdują się w porównywalnej sytuacji. Wydaje się zatem, że określenie wynagrodzeń dla poszczególnych kategorii pracowników stanowi autonomiczną decyzję pracodawcy.

Dostęp do kryteriów ustalających wynagrodzenia i informacji o wynagrodzeniu

Ponadto pracodawca ma obowiązek określić kryteria służące ustaleniu wynagrodzeń pracowników, poziomów wynagrodzeń i wzrostu wynagrodzeń oraz zapewnić pracownikom łatwy dostęp do tych kryteriów – jednak dotyczy to jedynie pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników. Pracodawca zatrudniający mniej niż 50 pracowników udostępnia informacje o tych kryteriach jedynie na wniosek pracownika, w terminie 14 dni od dnia otrzymania wniosku.

Jeśli chodzi o wniosek pracownika o udzielenie informacji dotyczącej jego indywidualnego poziomu wynagrodzenia oraz średnich poziomów wynagrodzenia w podziale na płeć w odniesieniu do kategorii pracowników wykonujących jednakową pracę jak on lub pracę o jednakowej wartości jak jego praca to pracodawca ma 30 dni na udzielenie odpowiedzi, co jest terminem krótszym niż wskazywany w Dyrektywie.

Taki sam termin pracodawca ma na udzielenie odpowiedzi na wniosek pracownika o dodatkowe i uzasadnione wyjaśnienia oraz szczegółowe informacje dotyczące przekazanych danych, jeżeli były one niedokładne lub niekompletne. Dodatkowo pracodawca ma obowiązek informowania pracowników do 31 marca każdego roku, w sposób u niego przyjęty, o możliwości złożenia przez nich powyższych wniosków.

Poufność wynagrodzeń a równe traktowanie

Ważne jest również postanowienie, zgodnie z którym czynności prawne lub postanowienia układów zbiorowych pracy i porozumień zbiorowych, a także regulaminów i statutów, które zakazują pracownikowi ujawniania informacji o jego wynagrodzeniu, są nieważne.

Czy to oznacza, że pracodawca nie może zakazać pracownikowi ujawniania informacji o jego wynagrodzeniu? Otóż nie.

Nieważny będzie jedynie zakaz ujawniania przez pracownika wynagrodzenia w celu realizacji praw wynikających z zasady równego traktowania w zatrudnieniu. W związku z powyższym warto już teraz zweryfikować brzemienie regulacji wewnętrznych oraz wzorów umów.  Ponadto pracodawca będzie mógł zobowiązać pracownika, który uzyskał informację o swoim wynagrodzeniu i średnim poziomie wynagrodzenia w podziale na płeć w odniesieniu do kategorii pracowników wykonujących jednakową pracę jak on lub pracę o jednakowej wartości, do niewykorzystywania tych informacji w innym celu niż dochodzenie prawa do równego wynagrodzenia mężczyzn i kobiet za jednakową pracę lub pracę o jednakowej wartości.

Sprawozdanie z luki płacowej: progi i terminy

Polski ustawodawca przyjął, że sporządzenie sprawozdania z luki płacowej u pracodawców zatrudniających mniej niż 100 pracowników jest dobrowolne. Na takie rozstrzygnięcie pozwalały zapisy Dyrektywy. Pracodawca ustala liczbę pracowników zatrudnionych w roku kalendarzowym, w przeliczeniu na pełne etaty, w celu ustalenia, czy podlega obowiązkowi sporządzenia sprawozdania z luki płacowej i częstotliwości tego obowiązku. Jeśli pracodawca zatrudnia pracowników tymczasowych powinien uwzględnić ich w tej liczbie.

Sprawozdanie z luki płacowej ma dotyczyć poprzedniego roku kalendarzowego. Częstotliwości składania sprawozdania są takie same jak w Dyrektywie, w zależności od liczby zatrudnionych pracowników. Sprawozdanie, co do zasady, ma być złożone w terminie do 31 marca danego roku kalendarzowego. Jednak ustawodawca wskazał inne terminy do złożenia pierwszych sprawozdań.

Pracodawca zatrudniający co najmniej 150 pracowników przekazuje pierwsze sprawozdanie za okres od dnia 7 czerwca 2026 r. do 31 grudnia 2026 r., do organu monitorującego w terminie do dnia 7 czerwca 2027 r. Pracodawca zatrudniający od 100 do 149 pracowników przekazuje pierwsze sprawozdanie z luki płacowej za poprzedni rok kalendarzowy, do organu monitorującego w terminie do dnia 7 czerwca 2031 r.

Rzetelność informacji zawartych w sprawozdaniu z luki płacowej pracodawca potwierdza po konsultacji ze związkiem zawodowym. Jako pracodawcę rozumie się w tym wypadku pracownika lub pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy.

Informacje dot. luki płacowej ze względu na płeć wśród pracowników, w podziale na kategorie pracowników, pracodawca przekazuje pracownikom i związkowi zawodowemu do 31 marca każdego roku. Ma też obowiązek przekazania ich Państwowej Inspekcji Pracy oraz organowi do spraw równości w terminie 14 dni od złożenia wniosku przez te organy. Informacje te pracodawca przechowuje przez okres 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, za który sporządzono sprawozdanie z luki płacowej.

W zakresie wspólnej oceny wynagrodzeń przesłanki do jej przeprowadzenia są powtórzeniem przepisów Dyrektywy:

a) sprawozdanie z luki płacowej wykazuje lukę płacową ze względu na płeć w którejkolwiek kategorii pracowników wynoszącą co najmniej 5%,

b) pracodawca nie uzasadnił luki płacowej ze względu na płeć na podstawie obiektywnych, neutralnych pod względem płci kryteriów,

c) pracodawca nie podjął skutecznych działań zaradczych wobec nieuzasadnionej luki płacowej ze względu na płeć w terminie 6 miesięcy od dnia przekazania sprawozdania z luki płacowej.

Projekt precyzuje jednak pewne kwestie. Weryfikacja przesłanek do przeprowadzenia wspólnej oceny wynagrodzeń oraz sama wspólna ocena wynagrodzeń jest przeprowadzana w konsultacji ze związkiem zawodowym, a jeśli u pracodawcy nie działa związek zawodowy, w konsultacji z przedstawicielami pracowników wybranymi przez załogę do reprezentowania jej interesów, w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Ponadto projekt ustawy zakłada domniemanie, że pracodawca nie uzasadnił luki płacowej ze względu na płeć, jeżeli nie przedstawił związkom zawodowym lub przedstawicielom pracowników („stronie pracowniczej”) jej uzasadnienia na podstawie obiektywnych, neutralnych pod względem płci kryteriów lub gdy nie uzgodniono między pracodawcą a stroną pracowniczą tego, że luka płacowa ze względu na płeć jest uzasadniona.

Podobne domniemanie występuje w odniesieniu do trzeciej przesłanki do przeprowadzenia wspólnej oceny wynagrodzeń: należy przyjąć, że pracodawca nie podjął skutecznych działań zaradczych wobec nieuzasadnionej luki płacowej ze względu na płeć, jeżeli nie ma co do tego faktu zgody między pracodawcą a stroną pracowniczą.

Pracodawca przekazuje informację ze wspólnej oceny wynagrodzeń pracownikom, związkowi zawodowemu lub przedstawicielom pracowników (jeśli u pracodawcy nie działa związek zawodowy), oraz organowi monitorującemu, w terminie 14 dni od dnia zakończenia wspólnej oceny wynagrodzeń, a na wniosek również Państwowej Inspekcji Pracy lub organowi do spraw równości. Informację tę w odpowiedzi na wniosek PIP lub organu monitorującego należy przekazać niezwłocznie.

Pracodawca, wdrażając środki wynikające ze wspólnej oceny wynagrodzeń ma obowiązek podjąć skuteczne działania zaradcze w terminie nie dłuższym niż 8 miesięcy od dnia przekazania informacji ze wspólnej oceny wynagrodzeń.

Roszczenia pracownicze i ciężar dowodu

Jednym z bardziej interesujących rozwiązań wprowadzonych w projekcie jest nowe roszczenie osoby, wobec której pracodawca naruszył prawa lub obowiązki związane z zasadą równego traktowania w zatrudnieniu w zakresie prawa do jednakowego wynagrodzenia mężczyzn i kobiet za jednakową pracę lub pracę o jednakowej wartości. Ma ona bowiem prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia, w wysokości nie niższej niż minimalne wynagrodzenie za pracę, ustalane na podstawie odrębnych przepisów.

Przy czym polski Kodeks pracy za naruszenie zasady równego traktowania w zatrudnieniu m.in. ze względu na płeć przewiduje już prawo do żądania przez pracownika odszkodowania. W związku z powyższym trudno jest stwierdzić, jak projektowane przepisy mają się w tym zakresie do już istniejących.

Projekt ustawy wprowadza również odwrócony ciężar dowodu w zakresie wyżej wymienionych roszczeń, przy czym ponownie, w przypadku spraw o dyskryminację, odwrócony ciężar dowodu już obowiązuje w polskim prawie.

Sankcje i wejście w życie ustawy o jawności wynagrodzeń

Za niewykonywanie obowiązków wynikających z ustawy przewidziana jest kara grzywny od 3 000 zł do 50 000 zł, co jest karą wyższą niż kary przewidziane w Kodeksie pracy za niewykonywanie przez pracodawcę swoich obowiązków.

Ustawa ma wejść w życie z dniem 7 czerwca 2026 r.