Arkana skutecznej komunikacji zewnętrznej w mediach tradycyjnych i elektronicznych poznawali uczestnicy szkolenia, które miało miejsce w imponująco odrestaurowanym obiekcie Stodoła Kultury w Jerzmanowej. Gośćmi specjalnymi spotkania byli dziennikarze lokalnych redakcji, a warsztaty poprowadziła redaktor Patrycja Jenczmionka-Błędowska z Radia Rodzina.

Trudno wyobrazić sobie sprawnie działającą organizację bez jej obecności w mediach. Jeszcze niedawno były one dla wielu firm praktycznie niedostępne. W mediach tradycyjnych: telewizji, radiu, gazecie często publikowano tylko wyjątkowo interesujące, najczęściej sensacyjne lub kontrowersyjne informacje ze świata biznesu. Dziś za sprawą Internetu i mediów społecznościowych łatwiej jest zaistnieć w przestrzeni publicznej. Równie łatwo jednak nie przebić się z naszym komunikatem przez tysiące innych wiadomości podawanych każdego dnia i w konsekwencji zaginąć w informacyjnym szumie. Dlatego trzeba wiedzieć, co, komu, dlaczego, w jaki sposób i gdzie chcemy przekazać. Tego, jak mądrze prowadzić politykę informacyjną, można było nauczyć się podczas warsztatów Związku Pracodawców Polska Miedź.

Nasze zaproszenie do Jerzmanowej przyjęło ponad 50 osób. Wśród uczestników szkolenia byli przedstawiciele samorządów, firm członkowskich Związku i co szczególnie nas cieszy, dziennikarze lokalnych mediów. Dzięki temu miało ono bardzo praktyczny wymiar. Pracownicy zajmujący się kwestiami komunikacji w poszczególnych organizacjach mogli porozmawiać z dziennikarzami i z pierwszej ręki dowiedzieć się, co robić, aby współpraca z nimi przebiegała harmonijnie i efektywnie. Celem nadrzędnym współdziałania samorządów, mediów i biznesu powinno być sprawne funkcjonowanie i rozwój lokalnych społeczności. Wszyscy pełnimy w pewnym sensie funkcję służebną wobec mieszkańców regionu – uważa Piotr Karwan, wiceprezes Związku Pracodawców Polska Miedź.

Najważniejsze zasady efektywnej współpracy z mediami prezentowała podczas szkolenia Patrycja Jenczmionka-Błedowska, dziennikarka i wydawca w Radiu Rodzina oraz korespondentka Radio Plus Legnica. Uczyła zebranych budowania długofalowych, opartych na wzajemnym szacunku relacji z dziennikarzami oraz redakcjami, przytaczając liczne przykłady dobrych praktyk komunikacji.

Media, firmy oraz samorządy to zależne od siebie światy. Dziennikarze potrzebują atrakcyjnych tematów, aby przykuć i utrzymać uwagę odbiorców-słuchaczy, czy czytelników. Organizacje szukają skutecznych kanałów przekazywania istotnych dla nich informacji, dotarcia do szeroko rozumianych klientów, jak się teraz ładnie mówi interesariuszy. Chcą się pochwalić sukcesami, zaprosić na wydarzenie, zainteresować swoją ofertą itd. itd. Dzięki dobrze zbudowanej polityce informacyjnej i prawidłowo prowadzonej współpracy
z lokalnymi redakcjami staje się to łatwiejsze – przekonuje Patrycja Jenczmionka-Błedowska.

Dziennikarz jako pierwszy weryfikuje atrakcyjność informacji. Jeżeli nasz temat nie wyróżni się, nie „chwyci” na pierwszy rzut oka, to zgubi się w natłoku dziesiątek innych komunikatów spływających każdego dnia na redakcyjne skrzynki pocztowe. Jeśli zaś nie zainteresujemy dziennikarza, to może się okazać, że wiadomość, nawet podana przez media nie przyciągnie uwagi tych, do których docelowo ją kierujemy. O czym zatem należy pamiętać, przygotowując materiał do mediów?

Są trzy podstawowe cechy dobrego komunikatu. Po pierwsze musi być aktualny, tzn. że informacja wysyłana jest z odpowiednim wyprzedzeniem, pozwalającym dziennikarzowi na przygotowanie materiału. Każda redakcja chce podać „świeżego newsa”. Najlepiej być pierwszą, która przekaże wiadomość. Drugą wartością jest powszechność. Czy nasza informacja dotyczy wielu osób, środowiska, do którego zwraca się określone medium? Czy w wydarzeniu będzie chciała uczestniczyć duża grupa ludzi lub temat może mieć wpływ na życie wielu osób jednocześnie? Dobrze jest mieć komunikat wyjątkowy. Jeśli treść będzie ciekawa, wyróżniająca się, oryginalna, dotyczyć znanej osoby, większe mamy szanse na zainteresowania dziennikarza, a poprzez niego danej społeczności – radzi Patrycja Jenczmionka-Błędowska.

Ekspertka podpowiada także, aby zbudować solidne podstawy współpracy z mediami. Tworzą je regularne (ale tylko wtedy, kiedy naprawdę mamy coś do przekazania) przesyłanie informacji spełniających opisane wyżej kryteria dobrego komunikatu. Ważna jest gotowość do pomocy. Jeśli dziennikarz szuka informacji w jakiejś specjalistycznej kwestii, to niech wie, że może liczyć na nasze zaangażowanie. Mając temat o wyjątkowo dużym znaczeniu, prawdziwy hit, warto rozważyć zapewnienie dziennikarzowi lub redakcji, na których nam zależy wyłączności lub chociaż pierwszeństwa w dostępie do informacji. Dodajmy do tego profesjonalne przygotowanie medialnej otoczki wydarzenia, poprzez na przykład organizację konferencji czy briefingu prasowego. Podczas nich koniecznie zadbajmy o zestaw materiałów zawierający wszystkie potrzebne informacje, w tym oczywiście także zdjęcia lub nagrania video bądź audio.

Trzeba pamiętać o tym, że każde medium ma swoją specyfikę. Telewizja potrzebuje zdjęć filmowych, prasa czy portale informacyjne dobrej jakości fotografii, radio nagrań wypowiedzi kluczowych osób. Dziennikarze pracują pod stałą presją czasu. Mając przygotowany odpowiedni pakiet, z jednej strony ułatwiamy im pracę, z drugiej zwiększamy szanse na to, że ukaże się taki materiał, na jakim nam zależy. Na przykład zamieszczone będzie profesjonalne, dostarczone przez nas zdjęcie szefa. Im więcej czasu poświęcimy na przygotowanie przekazu medialnego, tym łatwiej o sukces, czyli dobry news -podkreśla Patrycja Jenczmionka-Błędowska.

Nie można zapominać o tym, że doskonałymi kanałami komunikacji, na który mamy pełny wpływ, są profile w mediach społecznościowych i strona internetowa. Spójny, jasny przekaz, wartościowe treści, aktualność informacji, nowoczesna oprawa graficzna i filmowa, aktywne relacje z odbiorcami są czynnikami budującymi wiarygodność firmy i wspierającymi nasz wizerunek.

Internet, media społecznościowe są w grupie tzw. mediów interaktywnych, gdyż pozwalają oprócz szybkiego przekazu informacji na możliwość reakcji ze strony odbiorcy. Komunikacja jest dwukierunkowa, możemy liczyć na informację zwrotną w postaci komentarza, lajka lub negacji naszego komunikatu. Nawet brak jakiegokolwiek feedbacku jest źródłem wiedzy. Może pokazywać, że temat przez nas poruszany nikogo nie interesuje i musimy przemyśleć, co zrobić, aby zwiększyć dotarcie do odbiorców – tłumaczy Patrycja Jenczmionka-Błędowska.

Tajnikami skutecznego współdziałania biura prasowego z mediami podzielił się z uczestnikami szkolenia także Michał Nowakowski, rzecznik prasowy Urzędu Marszałkowskiego Województwa Dolnośląskiego. O swoich doświadczeniach i wartych zastosowania regułach mówili obecni na sali dziennikarze i przedstawiciele działów komunikacji.

Jestem przekonana, że to szkolenie szybko przyniesie efekty. Mamy w firmach, samorządach czym się pochwalić, ale jest także wiele trudnych tematów, które musimy przekazać mieszkańcom. System komunikacji zwłaszcza w sytuacjach kryzysowych musi być sprawny i niezawodny. Cieszę się, że dzięki dzisiejszej wymianie wiedzy i doświadczeń jesteśmy o krok dalej na drodze do profesjonalnego zarządzania informacją – podsumowuje Marta Wisłocka, wiceprezes Związku Pracodawców Polska Miedź.

Na koniec mamy dla osób, które taką współpracę dopiero rozpoczynają, kilka praktycznych wskazówek od Patrycji Jenczmionki-Błędowskiej.

W jaki sposób nawiązać kontakt z dziennikarzem?

• Znajdź cel;
• Określ przekaz i treść;
• Przygotuj się: merytorycznie i organizacyjnie;
• Wybierz media;
• Zbierz kontakty, przygotuj bazę mediów;
• Określ formę współpracy z każdym tytułem;
• Nawiąż kontakt i współpracuj.

Plan minimum dla każdej organizacji to:

• Wyznaczenie i przygotowanie konkretnej osoby do kontaktów z mediami;
• Komunikat podstawowy („bio”, „wizytówka”);
• Ulotka, folder, prezentacja;
• Dobre zdjęcia, logo;
• Aktualizowana strona internetowa i profile w mediach społecznościowych;
• Monitorowanie mediów;
• Zbieranie informacji o nas (dobrych przykładów, sukcesów, danych dokumentujących działania organizacji