Pandemia koronawirusa i związane z nią restrykcje sanitarne zmusiły wiele firm do wykorzystania systemu pracy zdalnej. Nie dla wszystkich jest to łatwe. Powiedzmy więcej: praca w domu może przysporzyć wielu problemów, przede wszystkim związanych z efektywnością wypełniania obowiązków. Łatwo się rozproszyć, kiedy dziecko prosi o budyń, pies o spacer a mąż/żona uważa, że skoro jesteśmy w domu możemy „przy okazji” zrobić pranie, zakupy, ugotować obiad, posprzątać. Otóż nie możemy. Oczywiście, jeżeli chcemy wywiązać się z zadań w rozsądnych godzinach, nie zarywając nocy. Jak zarządzać swoim czasem w domu? Jak skoncentrować się na pracy, nie ulegać pokusie przekładania obowiązków „na później”, jak zachować równowagę między zadaniami służbowymi a rodzinnymi, wykonując wszystko w domu? Zapytaliśmy o to ELŻBIETĘ DUNAJ, trenera biznesu, HR Managera, 20. letniego praktyka pracy zdalnej.

Redakcja: Rano: „świetnie, będę pracować w domu”, wieczorem: „O rany, kiedy ten dzień minął? Nic nie zrobiłam/em. To częsty scenariusz?
Elżbieta Dunaj: Niestety tak. Praca w domu nie jest prosta, wymaga samodyscypliny, koncentracji, dobrego planowania i konsekwencji. Teraz mamy do czynienia z sytuacją nadzwyczajną, ale w „normalnym” czasie coraz więcej osób korzysta z możliwości pracy w domu. Warto więc poznać podstawowe zasady organizacji takiej metody. Niewątpliwie ma ona sporo zalet, ale też i dużo wad. Plusem jest na pewno nietracenie czasu na dojazdy, pewna swoboda sposobu czy terminu realizacji zadań, czy też prozaiczne to, że nie musimy się ubierać w służbowy mundurek. W przypadku pracy zdalnej odpada nam wiele „przeszkadzaczy”, które towarzyszą nam w biurze: spotkania, telefony, załatwianie spraw dla innych. Dzięki temu możemy być bardziej efektywni. Możemy też pogodzić naszą pracę z opieką nad bliskimi.
Najbardziej dokuczliwą wadą dla większości osób jest brak regularnych kontaktów ze współpracownikami. Praca z innymi daje nam większą satysfakcję, jesteśmy również bardziej zaangażowani. Dotyczy to zwłaszcza osób ekstrawertycznych. Praca zdalna to często zacieranie się granic między życiem prywatnym a zawodowym. Możemy mieć poczucie, że cały czas jesteśmy w pracy, zwłaszcza jeśli dopadnie nas prokastynacja… Dłuższa praca poza firmą może też czynić nas „niewidzialnymi” dla różnych działań rozwojowych (szkolenia, awanse). Jednak najważniejszym problemem może być narzucenie sobie swoistego reżimu pracy i nierozpraszanie się na niezwiązane z nią działania.
Red.: Zatem jak przygotować się do pracy w domu? Od czego zacząć?
ED.: Zaczęłabym od organizacji miejsca do pracy. Jeżeli już mamy gabinet, biurko, lub własną przestrzeń, to jesteśmy w sytuacji komfortowej. Ale często, w małych mieszkaniach, trudno o takie możliwości. Obejrzyjmy swój dom i razem z rodziną ustalmy, gdzie jest miejsce, które sprzyjać będzie skupieniu. Może dzieci podzielą się swoim biurkiem w osobnym pokoju lub wydzielimy część innego pomieszczenia, która na czas pracy należeć będzie tylko do nas. Ważne, by było to stałe miejsce siedzące, tak byśmy mogli przy nim pracować kilka godzin, a nie np. stolik przy kanapie czy łóżko w sypialni. Zadbajmy o przestrzeń i komfort: wygodne krzesło, dobry dostęp do Internetu, niezbędne przybory biurowe, ale także drobne przedmioty, które lubimy. Starajmy się, by nie panował w niej bałagan i aby inni domownicy nie zostawiali tam swoich rzeczy. To ma być nasze „biuro”.
Red.: Mamy już swoje miejsce, siadamy…i włączamy na chwilę FB. Niezauważalnie mija godzina, później druga i idziemy nastawić obiad, bo to „samo się robi” Ani się obejrzymy, jak nastanie popołudnie. Fundamentalne pytanie – jak skoncentrować się na obowiązkach?
ED.: Dużo zależy od naszej samodyscypliny. Proponuję ustalić sztywne godziny pracy, to pomoże nam oddzielić czas pracy od życia prywatnego. Czasami organizacja narzuca godziny pracy zdalnej i jest to dobry mobilizator. Na każdy dzień powinniśmy przygotować na piśmie listę zadań, najlepiej poprzedniego dnia. Starajmy się trudne, złożone obowiązki planować rano, gdy jesteśmy najbardziej wydajni. Dla wielu zdalnych pracowników dużym problemem jest prokastynacja, czyli przeciąganie, odkładanie zadań w czasie. Wtedy właśnie mamy poczucie, że godziny przeciekają nam pomiędzy palcami. Pomóc może m.in. planowanie zadań w poszczególnych okienkach czasowych (np. między 9 a 11, 11 a 13 itd.), łatwiej nam wówczas ocenić, jaki był postęp. Dobrze działają nagrody „samoprzyznawalne”, które sprawią nam przyjemność – np. przerwa na kawę, ale po skończeniu zaplanowanego zadania czy bloku zadań. Problemem są nie same obowiązki, ale monotonia ich wykonywania z ograniczonym kontaktem z innymi. No i nie stoi nad nami szef, który sprawdza co robimy, więc wydaje nam się, że możemy wrzucić na luz. Nic tak nie osiągniemy. Koniecznie mobilizujmy się, by jak najszybciej wykonać pracę i wtedy zająć się innymi sprawami. Postanówmy: wiadomości, także facebookowe, czytać np. tylko rano zamiast zaglądać co pół godziny. Dobrze jest też być offline, zwłaszcza kiedy musimy się skoncentrować.  Nie marnujmy czasu na głupstwa, ważne informacje i tak do nas dotrą, a każde oderwanie się od pracy działa na naszą niekorzyść. Zwłaszcza teraz, kiedy Internet pełen jest groźnych wiadomości, które mogą nas wyprowadzić z równowagi, wprawić w przygnębienie czy zdenerwowanie.               A wtedy poooszło… i już po zawodach.
Wiem, to jest trudne, bo niby jesteśmy w pracy, a jednak w domu. Dobrze robi „ubranie się” do pracy, nie siadajmy w pidżamie czy szlafroku. W skrajnych przypadkach niektórzy ubierają się nawet w garnitur:)
Dbajmy o higienę pracy – nie jedzmy posiłków przy komputerze. Pamiętajmy też o ruchu podczas przerw, nie tylko do kuchni. Kilka minut gimnastyki dodaje energii do dalszej pracy.
Reasumując: plan, konsekwencja, dyscyplina i postawa „jestem w pracy”.
Red.: I jeszcze musimy o tym przekonać rodzinę i znajomych. Zwłaszcza kobiety mają problem, bo wydaje im się, że muszą „wszystko”. Skoro są w domu, to jak nie zająć się obowiązkami domowymi…
ED.: Tak, to jest realny problem i rzeczywiście częściej dotyczy kobiet. Nie potrafimy stawiać granic, zadbać o własny komfort. Wydaje się nam, że bez nas świat się zawali. A tak nie jest. Najlepiej jest zrobić zebranie rodzinne. Wytłumaczyć wszystkim nową sytuację, swoje oczekiwania i plany. Ustalić ramy np. pobawimy się, ale po 15, do tej godziny pracuję. Mogę ugotować zupę, ale nie obiad z trzech dań i oczekuję, że mi pomożecie. Jeżeli macie osobny pokój do pracy zamknijcie drzwi i powieście na nich kartkę: „Jestem w pracy. Nie przeszkadzać. Przerwa będzie o 12”, Jeżeli jasno określicie zasady i będziecie ich przestrzegać, to domownicy dostosują się do obowiązujących reguł.
Jeżeli zadzwoni, napisze przyjaciółka, to także odpowiedzcie „Pogadamy wieczorem, jestem w pracy”.
Aby być efektywnymi, najpierw bądźcie asertywnymi i nie dajcie sobie wejść na głowę.
Red.: Brzmi to prosto, ale w praktyce może być trudne do wprowadzenia.
ED.: To prawda. Praca zdalna nie jest dla każdego. Dużo zależy od naszej osobowości – jeśli mamy problem ze skupieniem się na zadaniach, samodyscypliną, potrzebujemy kontaktu z innymi, nadzoru szefa, będziemy mieć kłopot z nową sytuacją. Dobrym modelem jest w takim przypadku praca mieszana. Ciekawostką jest, że firmy, które były liderami pracy zdalnej, zaczynają się z niej wycofywać (IBM, Yahoo). Niemniej w Polsce mamy bardzo małe doświadczenia w tym zakresie. Sytuacja, w której znaleźliśmy się stwarza szansę wypracowania efektywnego modelu dla organizacji i pracowników. Dużo zależy od nas i naszej postawy. Powodzenia!