Problemy są nieodzowną częścią naszego życia prywatnego i biznesowego. Mierzymy się z koniecznością znalezienia wyjścia z trudnej sytuacji, podjęcia kontrowersyjnej decyzji, wdrożenia nowego projektu itd. Jak skutecznie radzić sobie z rozwiązywaniem problemów radził podczas warsztatów dr Dariusz Góras z firmy Maestrium.

Wszyscy wiemy o tym, że nie da się prowadzić firmy, unikając problemów. Mało tego, nie da się żyć bez mniejszych lub większych kłopotów i szukania optymalnych dróg wyjścia. Zamiatanie trudnych spraw pod dywan zawsze źle się kończy. Lepiej odważnie zmierzyć się z przeciwnościami. Wiemy, czasami łatwiej jest powiedzieć, a trudniej zrobić. Warto zatem skorzystać ze sprawdzonych metod. Jak skutecznie rozwiązywać problemy w firmie uczył uczestników warsztatów dr Dariusz Góras, konsultant ds. zarządzania, moderator, trener biznesu z firmy Maestrium.

Problemy nie są niczym złym, jeśli pojawiają się w wyniku dyskusji, debat, negocjacji oraz innych prac projektowych. Ważne, aby firma potrafiła sobie z nimi poradzić. Rozwiązywane problemy prowadzą do rozwoju. Te, które zostają – wręcz odwrotnie, wprowadzają do firmy negatywne emocje, niezdrową rywalizację, chaos, a nawet zazdrość. Prawdziwą sztuką wcale nie jest unikanie wyzwań, a posiadanie umiejętności skutecznego radzenia sobie z nimi – uważa dr Dariusz Góras.

Dr Dariusz Góras jest zwolennikiem rozwiązywania problemów poprzez pracę grupową wykorzystującą potencjał i kreatywność całych zespołów. Uważa, że ogromną wartość niesie za sobą działanie z innymi współpracownikami, w tym wysłuchiwanie ich opinii czy zapoznawanie się z ich pomysłami na podejście do danej kwestii.

Mądrość zbiorowa ma wielkie znaczenie. Trzeba tylko umieć ją pobudzać i z niej korzystać. Im więcej pomysłów, propozycji rozwiązań, tym większa szansa, że znajdziemy właściwe wyjście. Ważny jest szacunek dla argumentów każdego uczestnika i nieodrzucanie z góry nawet pozornie niedorzecznych – radzi ekspert.

Skutecznych metod grupowego rozwiązywania problemów jest wiele. Sieć Osiągnięć, Kręgi Wpływu i Kontroli, Siatka Celów. Technika 4-3-4, Matryca Zmian to niektóre z nich. Wspólnym mianownikiem jest generowanie szerokiego spektrum rozwiązań i wspólne dochodzenie do konsensusu. Jest jeszcze jeden element łączący różne techniki. Są to… karteczki samoprzylepne.

Materializujcie myśli na papierze. Tylko wtedy możecie się im dokładnie przyjrzeć i poddać głębszej analizie. Pomysł napisany odręcznie jest inaczej, intensywniej rozpatrywany przez nasz mózg. I jeszcze jedna ważna rzecz. Kiedy mamy do czynienia z charyzmatycznym, żeby nie powiedzieć despotycznym liderem, cześć bardziej introwertycznych członków zespołu może się obawiać przedstawiania własnych propozycji. Wtedy, być może, tracimy najlepsze wyjście. Kartki dają wszystkim równe szanse na zaangażowanie w proces – uważa dr Góras.

Jest kilka podstawowych zasad zapisywania karteczek. Używanie flamastrów zamiast długopisów, pisanie drukowanymi literami (lepsza czytelność), używanie 3-7 słów jasno opisujących nasze pomysły (syntetyczność i zrozumiałość), niedzielenie zapisu myślnikiem, nieskreślanie i niepoprawianie. Na jednej kartce zapisujemy tylko jeden aspekt (przejrzystość). Każdy z uczestników zapisuje swoje propozycje. Co dalej?

Wykorzystywanie karteczek w rozwiązywaniu problemów wiąże się z czterema zasadniczymi etapami. Są to: generowanie, identyfikacja, kategoryzowanie, selekcjonowanie Każdy z nich jest niezbędny przed zasadniczym procesem – mówi dr Góras.

Zatem po kolei:

1. Generowanie — to etap polegający na wytwarzaniu możliwie jak największej liczby informacji na zadany temat. Jeżeli macie do rozwiązania problem, to na etapie generowania powinniście wymyślić i napisać na oddzielnych karteczkach jak najwięcej potencjalnych pomysłów. Generowanie bardzo często wiąże się z zasadą „ilość rodzi jakość”. Na tym etapie nie należy się odrzucać żadnego pomysłu.
2. Identyfikacja — czyli wstępne zapanowanie nad pozornym chaosem. Identyfikowanie składa się z dwóch kroków. W pierwszym z nich należy wszystkie karteczki ułożyć na stole lub nakleić na ścianie. Drugim jest indywidualne czytanie wszystkich zapisanych karteczek w ciszy i skupieniu, bez oceniania (!). Chodzi o to, aby poznać cały zbiór.
3. Kategoryzowanie — zapisane karteczki będą poddane grupowaniu, zmianie miejsc, a nawet reedycji i usuwaniu ze zbioru. W przypadku tzw. klonów, identycznie sformułowanych znaczeniowo kartek, stosuje się zasadę eliminacji zapisów duplikujących pozostałe. Drugim działaniem podczas kategoryzacji jest grupowanie karteczek. Opiera się na abstrahowaniu, tzn. na łączeniu wyłonionych elementów, składników, cech w mniejsze lub większe grupy, poprzez dobieranie ich wspólną cechą lub funkcją.
4. Selekcjonowanie — proces ten polega na wyborze z całego zbioru tych karteczek, które mają szczególne znaczenie i będą w dalszych krokach reprezentować uprzednio wygenerowane, zidentyfikowane oraz uporządkowane i skategoryzowane informacje.

Kiedy już zapiszemy, zbierzemy, przeanalizujemy, uporządkujemy i wybierzemy najlepsze pomysły, przychodzi czas na wybór optymalnej metody i przystąpienie do działania. Konkretne techniki najlepiej przećwiczyć z trenerem.

Podczas warsztatów uczę w bardzo praktyczny sposób, jak korzystać z różnych metod. Dzięki temu uczestnicy zdobywają zdolność oceniania trafności podejmowanych decyzji oraz doskonalą umiejętność rozwiązywania problemów na poziomie analitycznym oraz kreatywnym. Są w stanie dużo szybciej i sprawniej weryfikować wypracowane rozwiązania, a tym samym decydować, czy ich rezultat będzie zadowalający – zapewnia dr Dariusz Góras – To nie jest tylko teoria. Wykorzystywałem wielokrotnie proponowane przeze mnie metody w rzeczywistych, czasami niezwykle trudnych zdarzeniach i zawsze się sprawdzały. Dlatego z takim entuzjazmem je promuję – dodaje ekspert.

Warsztaty prowadzone przez dr Dariusza Górasa dla firm członkowskich Związku Pracodawców Polska Miedź zostały bardzo wysoko ocenione przez uczestników. Jeżeli także Was zainteresowała ta propozycja, to napiszcie do nas (stelmach@pracodawcy.pl), rozważymy organizację kolejnych edycji.

Magdalena Rygiel