Jak mówić, aby być dobrze zrozumianym? Jak słuchać, aby pojąć to, co jest niedopowiedziane? Jak podejmować trudne tematy, aby osiągnąć cel i jednocześnie nie zepsuć relacji? Tego uczyli się uczestnicy warsztatu pt. „Paradoksy komunikacji”. Kilka dobrych rad dr Sławomira Jarmuża znajdziecie w artykule. 

Komunikacja to dużo więcej niż wymiana informacji. Jest podstawą ewolucyjnej przewagi człowieka. Ci z naszych przodków, którzy potrafili się lepiej porozumiewać, tworzyć grupy, współdziałać, byli silniejsi, mogli przetrwać i przekazać geny. Po upływie tysięcy lat nadal budowanie relacji jest jedną z  najważniejszych potrzeb ludzi.

Komunikacja jest królową kompetencji. Jeżeli nie będziemy umieli przejrzyście formułować swoich myśli, jasno przekazywać poleceń, ale także słuchać ze zrozumieniem tego, co mówią nasi podwładni, współpracownicy, czy klienci, nie osiągniemy sukcesu w biznesie. Prawidłowa komunikacja to trudna sztuka, jednak warto poświęcić jej czas i nauczyć się skutecznie porozumiewać – uważa Beata Staszków, Prezes Zarządu Związku Pracodawców Polska Miedź.

Znaczenie sprawnej komunikacji doskonale rozumieją managerowie firm członkowskich Związku. Świadczy o tym fakt, że warsztat szkoleniowy dr Sławomira Jarmuża, psychologa, trener biznesu cieszył się tak dużym zainteresowaniem, że zorganizowaliśmy dodatkowe szkolenie dla drugiej grupy.

Komunikacja wydaje się oczywistością. Wszyscy mówimy, od rana do wieczora. Niektórzy nawet przez sen. Gorzej jest ze słuchaniem, zwłaszcza uważnym, analizującym niuanse, prowadzącym do wniosków. Bardzo podoba mi się określenie jednego z uczestników szkolenia, że komunikacja jest potrzebna, aby dotrzeć do celu. Tym celem powinno być budowanie trwałych, wspierających relacji zarówno w biznesie, jak i życiu prywatnym – podkreśla dr Sławomir Jarmuż.

Nasz ekspert zaproponował niestandardowe podejście do doskonalenia metod skutecznego porozumiewania się, polegające na wykorzystaniu tzw. paradoksów komunikacji. Co się kryje pod tym określeniem? Jak wyjaśnia doktor:

Na przykład to, co rzeczywiście w wypowiedzi jest, a nie to, co nam się wydaje. Warto czytać pomiędzy wierszami. Każdy przekaz ma co najmniej cztery aspekty: rzeczowy, osobisty, relacji i niesie ze sobą apel, wezwanie do działania. Spróbujcie przeanalizować w ten sposób kilka dialogów, przekonacie się ile poziomów i emocji w sobie mają.

Okazuje się, że proste zdanie: „widzę, że znów nie ma w domu chleba” może oznaczać także: czuję, że nie dbasz o mnie, jestem sfrustrowany. Wracam z pracy, zmęczony, głodny i zastaję pustą lodówkę. W kolejnej warstwie można dostrzec poziom relacji: nie liczę się dla Ciebie, nasz związek nie jest taki, jak oczekuję. I w końcu apel: zainteresuj się moimi potrzebami, zadbaj o mnie. Dużo się zmieściło w jednej wypowiedzi? To oczywiście żartobliwy przykład, jednak z pewnością każdy z nas mógłby przytoczyć dziesiątki innych z własnego życia. Zdaniem dr Jarmuża kobiety mają większą łatwość w intuicyjnym dostrzeganiu drugiego dna, mężczyźni częściej wypowiedzi odbierają bezpośrednio, choć sami lubią używać drobnych złośliwości.

Kiedy próbujemy porozumiewać się za pomocą sarkazmu, ryzykujemy, że druga strona źle zrozumie nasze intencje. Szef, który stwierdza: „widziałem lepiej przygotowane raporty”, raczej wzbudzi w pracowniku złość niż wolę poprawy. Skuteczniejsze byłoby konstruktywne wskazanie, które fragmenty dokumentu należy zmienić lub czego oczekuje w przyszłości. Czasami ironia może rozładować atmosferę, ale częściej ją psuje. Nie polecam takiej formy  w nadmiarze.

Do sprawnej komunikacji przyda nam się także asertywność, czyli umiejętność wyrażania własnego zdania, stawiania granic i odmawiania w sposób nieagresywny, nienaruszający przestrzeni drugiej osoby.

Asertywność to zdolność, która robi ostatnio zawrotną karierę. Ja uważam, że nie warto bronić własnych granic za wszelką cenę, czasami wręcz lepsze efekty przyniesie nam brak asertywności. W konkretnej, ważnej dla was sprawie rozważcie konsekwencje obu postaw i wybierzcie tę, która będzie budowała właściwe relacje – stwierdza ekspert.

Ciekawą metodą komunikacyjną jest stosowanie paradoksalnych pytań. Sformułowania złożone z pozornie sprzecznych kwestii prowokują do myślenia, analizowania, szukania niestandardowych rozwiązań. Spróbujcie odpowiedzieć na pytanie: Jak nagradzać pracowników, aby nie chciało im się pracować? Prawda, że wymaga to chwili refleksji? I o to właśnie chodzi.

Myślicie, że to odwracanie kota ogonem? Macie rację! Jednak zapewniam, że to narządzie mądrze stosowane, jest bardzo przydatne. Dzięki niemu szukamy własnego, nieschematycznego wyjścia z problematycznej sytuacji. A wiadomo, że to, co nasze, ma większe szanse na realizację i jest najskuteczniejsze – mówi Jarmuż.

I dochodzimy do tytułu tego artykułu. Aikido to sztuka walki, która (w dużym uproszczeniu) polega na wykorzystaniu energii przeciwnika. Ekspert proponuje zastosowanie w szczególnie trudnych rozmowach, negocjacjach komunikacyjnego aikido, czyli metody 3 kroków.

Krok pierwszy mówi: WYRAŹ ZROZUMIENIE. Kiedy rozmówca ma określony pogląd na daną kwestię, wręcz nastawienie, nieskuteczne będzie przekonywanie go na siłę. Nacisk będzie tylko rodził większy opór. Lepszym wyjściem jest okazanie zrozumienia. Można wykorzystać jedną z metod społecznego wpływu określonych przez Roberta Cialdiniego: zasadę lubienia i sympatii, społecznego dowodu słuszności lub autorytetu.

Łatwiej dogadujemy się z osobami, które lubimy, chętniej posłuchamy tych, z którymi mamy wspólne poglądy czy doświadczenia. Proste zdanie: „rozumiem, też na początku miałem wiele obaw…”, potrafi zdziałać cuda. Możecie powołać się na to, że wiele innych osób, wcześniej sceptycznych, teraz z powodzeniem stosuje dany produkt czy rozwiązanie. Wielka jest także siła autorytetu, czyli ważnej dla kogoś osoby/firmy, której działanie wesprze naszą argumentację.

Kiedy już nawiążemy nić sympatii i porozumienia, jak mówi dr Sławomir Jarmuż:  „zbudujemy złoty most, po którym nasz interlokutor może się z twarzą wycofać”,  możemy przejść do następnych etapów. Kroku drugiego, czyli propozycji rzeczowej rozmowy i ostatniego: otwarcia dialogu. Jak stwierdza specjalista:

Najważniejsza kwestia to rozmawiać, nie przekonywać. Pytać, wyjaśniać, nie zarzucać danymi, czy technicznymi detalami. Często mniej oznacza więcej. Wbrew powszechnej opinii ludzie podejmują decyzje emocjonalnie, nie racjonalnie. Warto więc w biznesowych kontaktach zamiast myśleć o jednorazowej transakcji, postawić na budowanie relacji.

Pamiętajcie, że równie ważny, jak słowa jest przekaz niewerbalny. Mowa ciała, intonacja, gesty, mimika mogą wzmocnić lub zakłócić przekaz. Żyjemy w czasach informacyjnego chaosu, nie mamy na to wpływu. Możemy jednak zadbać o to, aby nasz własny sposób komunikacji był jasny i przejrzysty.