Przygotowania do implementacji do polskiego porządku prawnego dyrektywy dotyczącej sygnalistów, a dokładniej Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii trwają od 2021 roku.

W ostatnim czasie prace te zostały zintensyfikowane. 23 maja 2024 roku Sejm uchwalił ustawę o ochronie sygnalistów. Ustawa trafi teraz do Senatu, a następnie do Prezydenta. Posiedzenie Senatu, na którym ma być rozpatrywana ustawa zaplanowane jest na dzień 4 czerwca 2024 roku. Proces legislacyjny zakończy się najprawdopodobniej jeszcze przed wakacjami.

W konsekwencji, na jesieni pracodawcy (podmioty prawne) będą musieli wdrożyć procedury zgłoszeń wewnętrznych oraz być gotowi na rozpatrywanie zgłoszeń dokonanych przez sygnalistów.​

Więcej informacji pod linkiem.

Przepisy dotyczące sygnalistów stały się w ostatnim czasie w środowisku biznesowym kluczowym tematem. Coraz częściej interesują się nim pracodawcy (podmioty prawne) dostrzegając potrzebę wdrożenia odpowiednich procedur i mechanizmów ochrony dla osób zgłaszających nieprawidłowości. W związku z trwającym procesem legislacyjnym pojawia się coraz więcej pytań dotyczących zarówno podmiotowego, jak i przedmiotowego zakresu ochrony sygnalistów, a także praktycznych aspektów związanych z wewnętrznymi kanałami zgłaszania nieprawidłowości.

W celu uporządkowania informacji o rozwiązaniach przyjętych przez Sejm w zakresie ochrony sygnalistów oraz ułatwienia pracodawcom procesu ich wdrożenia w swoich organizacjach, KPMG przygotował odpowiedzi na najistotniejsze z tych pytań.

Kto będzie zobowiązany do posiadania procedury zgłoszeń wewnętrznych?

Do liczby 50. osób wykonujących pracę zarobkową na rzecz podmiotu prawnego wlicza się pracowników w przeliczeniu na pełne etaty lub osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia.

Jakie nowe obowiązki będą nałożone na pracodawców?

Każdy z podmiotów, który będzie zobowiązany do wprowadzenia w swojej organizacji kanału zgłoszeń wewnętrznych, tym samym umożliwiając dokonywanie zgłoszeń wewnętrznych (obowiązkowo lub fakultatywnie) będzie objęty szeregiem nowych obowiązków.

Czy w ramach grupy kapitałowej organizacje będą mogły posiadać wspólną procedurę zgłaszania nieprawidłowości?

Ustawa, w kształcie przyjętym przez Sejm zawiera przepisy dopuszczające możliwości ustalenia wspólnej procedury zgłoszeń wewnętrznych dla podmiotów prywatnych należących do grupy kapitałowej w rozumieniu art. 4 pkt 14 ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów. Jednakże, taka grupowa procedura musi być zgodna z polskimi przepisami.

W praktyce będzie oznaczało to konieczność weryfikacji przyjętych w ramach grupy procedur zgłaszania nieprawidłowości pod kątem zgodności z polskimi przepisami.

Warto zauważyć, że w ramach prac legislacyjnych na poziomie Sejmu postulowano wprowadzenie przepisów umożliwiających tzw. „outsourcing” prowadzenia postępowania wyjaśniającego do podmiotu zewnętrznego. Ostatecznie w ustawie uchwalonej przez Sejm nie znalazły się postanowienia dopuszczające całkowity „outsourcing” obsługi kanałów raportowania nieprawidłowości do podmiotu zewnętrznego. Podmiot zewnętrzny będzie mógł być upoważniony do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych. Jednakże, w ramach danej organizacji będzie musiała zostać powołana bezstronna wewnętrzna jednostka organizacyjna lub należy upoważnić daną osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej.

Ile czasu będzie na wdrożenie procedury zgłoszeń wewnętrznych?

KPMG zwraca uwagę, że za brak ustanowienia w organizacji procedury zgłoszeń wewnętrznych lub ustanowienie jej z naruszeniem przepisów wynikających z ustawy o ochronie sygnalistów, przepisy przewidują możliwość nałożenie grzywny na osoby, które są odpowiedzialne za ustanowienie procedury zgłoszeń wewnętrznych.

Źródło: KPMG Sp. z o.o (KPMG Law Stopyra Szczodra sp.k.)