Jesteś właścicielem, dyrektorem lub managerem. Do Twoich zadań należy strategiczne planowanie, dbanie o rozwój firmy, zdobywanie nowych rynków i klientów. Tymczasem większość czasu poświęcasz na „gaszenie pożarów”. A gdybyś mógł to zmienić? Gdyby pracownicy przychodzili nie z kłopotami, a rozwiązaniami problemów, których jeszcze nie znasz? Niewykonalne? Przeczytaj artykuł i przekonaj się!

Nie bez powodu komunikacja nazywana jest królową kompetencji. To, w jaki sposób porozumiewamy się w pracy (i w życiu prywatnym) decyduje o jakości relacji, atmosferze w firmie, zaangażowaniu pracowników i w konsekwencji efektywności realizacji zadań. Z pewnością na pytanie, jak chcielibyśmy komunikować się w zespole, większość odpowie: chcemy być wysłuchani, zrozumiani, traktowani z szacunkiem. Niestety, w biznesowej praktyce okazuje się, że zbyt często szefowie zarządzają poprzez system nakazowo-rozdzielczy generujący wiele konfliktów. Zdaniem dr Dariusza Górasa z firmy Meastrium, jeżeli chcemy mieć sprawnie działającą firmę, nie tędy droga. Jak właściwie przeprowadzać rozmowę pracowniczą ekspert uczył podczas warsztatów zorganizowanych przez Związek Pracodawców Polska Miedź.
Większości z nas rozmowa z szefem kojarzy się z przysłowiowym “dywanikiem”, na który wzywani są pracownicy, gdy coś przeskrobią. Dla obu stron to sytuacja stresująca. Dla pracowników jest nieprzyjemnym obowiązkiem, gdyż spodziewają się wytykania ich błędów. Dla przełożonych stanowi źródło frustracji, wynikającej z tego, że podwładni nie wywiązują się ze swoich zadań. Rozwiązaniem, które propaguję, jest wprowadzenie odpowiedniej, stałej procedury komunikacji. Procedury, która z groźnego szefa i wystraszonego pracownika uczyni równych sobie partnerów – zapewnia dr Dariusz Góras.

Procedura, o której mówi ekspert, koncentruje się na efektywnym przeprowadzaniu indywidualnych rozmów pracowniczych. Zakłada nastawienie na właściwe przekazywanie wiedzy, wyjaśnianie wątpliwości, umiejętne kształtowanie i argumentowanie swojego stanowiska. Sprawdza się w każdym przypadku, jednak szczególnie przydatna jest, kiedy mamy do przeprowadzenia trudną rozmowę. Chcemy rozwiązać konflikt, przekazać negatywną ocenę pracy, czy delegować dodatkowe zadania wymagające sporego nakładu pracy.

W codziennej komunikacji i bieżących sytuacjach radzimy sobie najczęściej dobrze. Zapewne większość rozmów nie stanowi dla nas i naszych szefów/podwładnych problemu. Jednak są zdarzenia, które wymagają specjalnego podejścia, przygotowania, czasami wręcz strategii – uważa dr Dariusz Góras.

Aby można było mówić o dobrej rozmowie z pracownikiem, muszą zostać spełnione pewne warunki: relacja oparta na wzajemnym zaufaniu, jasna i otwarta komunikacja w sferze celów, regularność spotkań oraz wspólne ustalanie ich czasu, miejsca i terminu. Rozmowy mogą przebiegać według trzech scenariuszy. Pierwszy zakłada relację opartą na „współpracy” – wszystko jest w porządku, zwyczajnie załatwiamy konkretne sprawy. „Bierny opór” to sytuacja, w której musimy sobie poradzić sobie z niechętną do szukania porozumienia osobą. Najtrudniej zachować zimną krew i profesjonalizm podczas najcięższych rozmów, określonych jako „Atak”, z nastawionym na konfrontację, kłótliwym, a nawet agresywnym pracownikiem.

Pomysłem na efektywną realizację każdego scenariusza jest opracowany przez naukowców schemat dobrej rozmowy pracowniczej. Wielokrotnie przekonałem się, że jest to model, który się sprawdza. Pod jednym warunkiem ­ że ściśle go przestrzegamy. To jest zero-jedynkowe jak przepis na ciasto. Muszą być wszystkie składniki i to w odpowiedniej kolejności – tłumaczy dr Dariusz Góras.

Jaki jest „przepis” na dobrą rozmowę? Składa się, podobnie jak szkolne wypracowanie, z trzech części. Wstępu – przywitania pracownika, zadbania o przyjazną atmosferę, odwołania się do zasad i celu rozmowy. Rozwinięcia – przedstawienia sprawy, poproszenia o komentarz pracownika, przeanalizowania przyczyn i skutków, poszukania rozwiązań, wspólnego podjęcie decyzji. Zakończenia – podsumowania ustaleń, dowartościowania pracownika, pożegnania. Brzmi prosto? Uczestnicy warsztatów ZPPM przekonali się, że prowadzenie rozmowy zgodnie ze schematem wcale nie jest łatwe.

Nawet podczas szkolenia, w bezpiecznych warunkach i tylko teoretycznych konfliktach popełniamy masę błędów. W realnych sytuacjach jest oczywiście jeszcze trudniej. Dochodzą emocje, nasze nawyki komunikacyjne, obiektywne uwarunkowania, problemy interpersonalne. Zwłaszcza kiedy mamy do czynienia ze scenariuszami „bierny opór” czy „agresja”, łatwo wpaść w komunikacyjne pułapki. Zacząć rozkazywać, grozić, osądzać, zawstydzać, przesłuchiwać itd. Krótko mówiąc, stawiać pracownika na gorszej pozycji. Wtedy trudno szukać współpracy i porozumienia – twierdzi dr Góras.

Warto jednak zachować zimną krew i pamiętać, że to, co widzimy i słyszymy, jest czubkiem góry lodowej. Naszym zadaniem jest odkryć, co kryje się pod powierzchnią wody. Jakie są przyczyny i motywy danej sytuacji czy zachowania. Na tym właśnie polega trudność. Trzeba dojść do sedna, aby wyciągnąć prawidłowe wnioski i móc podjąć racjonalne działania. Techniki komunikacyjne (pytania otwarte, parafraza, klaryfikacja) nam w tym pomogą. Asertywna postawa, umiejętność stawiania granic, szacunek dla drugiej strony wzmocnią skuteczność przekazu. Rozmowa zakłada, że chcemy się czegoś dowiedzieć, coś zrozumieć, nie tylko oznajmić już podjętą decyzję.

Wydaje się Wam, że nie macie na takie „dyskusje” czasu? To go znajdźcie. Moim zdaniem nie ma nic ważniejszego od konstruktywnej rozmowy. Tylko wtedy zaangażujemy pracowników w rozwiązywanie problemu. Wspólnie wypracowane wyjście będzie po wielokroć efektywniejsze od wydania polecenia i postawy „tak masz zrobić i koniec”. Dobra wiadomość jest taka, że wzorzec prowadzenia rozmowy pracowniczej można wyćwiczyć. Można, a przede wszystkim warto – przekonuje dr Dariusz Góras.

Korzyści z prawidłowej komunikacji w zespołach odnoszą wszyscy. Organizacja, przełożony i pracownik. Jest mniej konfliktów, więcej współpracy, jasne kryteria postępowania, dialog zamiast rozkazywania. Pracownicy czują się w firmie dobrze, rozumieją cele i oczekiwania, są zmotywowani i gotowi do podjęcia nowych zadań (z wyjątkiem szczególnie trudnych postaci, z którymi przyjdzie się Wam pożegnać. Najlepiej zgodnie ze schematem). A to przekłada się na większą identyfikację z firmą, zmniejszoną rotację pracowników, wykorzystanie pełni ich potencjału. Ty (właścicielu, dyrektorze, managerze) możesz zająć się ważnymi dla rozwoju firmy sprawami. Jak żartuje dr Dariusz Góras „jesteś w niebie kierownika”. Na końcu listy korzyści jest wzrost wydajności i jakości pracy, czyli zwiększone zyski. Wszyscy wygrywają. Dlatego warto rozmawiać.

Ps. Jeżeli chcecie wiedzieć więcej, zachęcamy do kontaktu z naszym ekspertem i odwiedzenia strony https://www.maestrium.pl/