W Polsce trwają prace nad ustawą implementującą tzw. Dyrektywę o ochronie sygnalistów W pierwszej kolejności nowe przepisy dotyczyć będą dużych, zatrudniających ponad 250 osób przedsiębiorstw. Jednak do końca roku także firmy średnie, mające powyżej 50 pracowników będą zobligowane do wprowadzenia szeregu procedur. Jak zrobić to skutecznie i z korzyścią dla organizacji mówili podczas webinaru eksperci EY.  

Dyrektywa UE i krajowa ustawa mają chronić osoby zgłaszające nieprawidłowości w firmach przed odwetem, a poprzez to zachęcić innych do innych do wskazywania nadużyć. W konsekwencji spowodować lepsze przestrzeganie przepisów prawa oczywiście nie tylko europejskiego.

W organizacjach mogą zdarzyć się negatywne zjawiska, o których osoby zarządzające nie wiedzą, lub które są przez nich bagatelizowane. Ujawnianie nieprawidłowości na poziomie wewnętrznym i skuteczne ich rozwiązywanie zamiast przysłowiowego „zamiatania pod dywan” jest ważne przede wszystkim dla firmy. Pozwala na zarządzanie potencjalnym problemem i niedoprowadzanie do jego eskalacji. Dlatego na dyrektywę o ochronie sygnalistów warto spojrzeć nie tylko przez pryzmat kolejnych obowiązków do wypełnienia, ale przede wszystkim korzyści dla firmy. O tym podczas webinaru ZPPM mówili nasi eksperci — uważa Beata Staszków, Prezes Związku Pracodawców Polska Miedź.

To, że problem jest istotny, pokazują badania. 33% ankietowanych w Polsce dopuszcza możliwość nieetycznego zachowania w celu poprawy perspektywy rozwoju własnej kariery lub pakietu wynagrodzenia*. 50% badanych w przypadku zaobserwowania nieetycznego zachowania czuła się pod presją, aby nie dokonywać zgłoszenia*. 80% pracowników nie zgłasza naruszeń z obawy przed konsekwencjami prawnymi**.

W Polsce postrzeganie sygnalistów się zmienia, ale zdarza się, że nadal są oni w opinii publicznej stygmatyzowani jako donosiciele. Dlatego najtrudniejsze wydaje się zbudowanie kultury organizacji, w której informowanie o nieprawidłowościach jest promowane jako dbałość o wspólne dobro, a nie właśnie „donoszenie”. Takie podejście ma racjonalne, ekonomiczne, wizerunkowe oraz prawne uzasadnienie. — przekonuje Wojciech Niezgodziński, Dyrektor w Dziale Zarządzania Ryzykiem Nadużyć EY Polska.

Te słowa mają potwierdzenie w badaniach. Dzięki skutecznym systemom raportowania nadużyć firmy wykrywają nieprawidłowości o 33% szybciej, straty finansowe są 50% niższe***, negatywne doniesienia prasowe są ograniczone o 46%****. Zgłoszeń najczęściej (w ponad 50% przypadków) dokonują pracownicy firmy.

I tu warto zauważyć, że zgodnie z omawianą Dyrektywą sygnalistą może być nie tylko etatowy pracownik, ale także każda zatrudniona osoba, niezależnie od rodzaju wiążącej strony umowy. Z ochrony przepisów prawa korzystać mogą także kontrahenci, akcjonariusze lub wspólnicy, stażyści, wolontariusze itd.
W praktyce każda osoba fizyczna, która dokona zgłoszenia nieprawidłowości i może obawiać się potencjalnych działań odwetowych: zwolnienia z pracy, konsekwencji finansowych, pomijania w awansach itp. — wylicza Justyna Hamada, Menedżer w Dziale Zarządzania Ryzykiem Nadużyć EY Polska.Ochroną objęci są nie tylko sygnaliści, ale i członkowie ich rodzin, osoby powiązane czy pomagające w zgłoszeniu uchybień — dodaje ekspertka.

Katalog spraw, których dotyczyć może zgłoszenie naruszenia prawa jest bardzo szeroki. Obejmuje działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem albo mające na celu obejście prawa dotyczące właściwie wszelkich aspektów działalności przedsiębiorstwa. Są na przykład kwestie zamówień publicznych, usług, produktów i rynków finansowych, bezpieczeństwa i zdrowia publicznego, cyberbezpieczeństwa, ochrony środowiska, przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu ochrony konsumentów i wiele innych.

Niezależnie od tego, czego zgłoszenie dotyczy i jakim wymiar ma problem, przedsiębiorcy zobligowani będą do stworzenia i przestrzegania wewnętrznych aktów normatywnych i procedur postępowania. Muszą być one ściśle stosowane nawet w z pozoru błahych zdarzeniach. Rozwaga, ostrożność, konsekwencja i sumienność to są słowa klucze gwarantujące efektywność procesu weryfikacji zgłoszenia i wdrożenia ewentualnych zmian w organizacji — podkreśla Justyna Hamada, Menedżer w Dziale Zarządzania Ryzykiem Nadużyć EY Polska.

Konkretne obowiązki, jakie nakłada na firmy Dyrektywa, doskonale obrazuje poniższa grafika.

To jest standard minimum konieczny do wdrożenia w każdej firmie. Oczywiście za każdym z tych punktów kryje się wiele działań, dokumentów, regulaminów, procedur, które warto starannie przemyśleć, aby jak najlepiej służyły sygnalistom oraz organizacji. Zdaję sobie sprawę, że to nie są proste kwestie i mogą stanowić wyzwanie dla kadry zarządzającej. W EY mamy duże doświadczenie w tym zakresie. Jednym z konkretnych rozwiązań, jakie proponujemy jest platforma EY Virtual Compliance Officer, do prostego, gwarantującego ochronę tożsamości sygnalisty zgłaszania incydentów. Zapraszam firmy do współpracy, chętnie pomożemy — deklaruje Wojciech Niezgodziński, Dyrektor w Dziale Zarządzania Ryzykiem Nadużyć EY Polska.

Jeżeli zainteresowała Was tematyka Dyrektywy UE o ochronie sygnalistów, zachęcamy do kontaktu z naszymi ekspertami pod adresami email Wojciech.Niezgodzinski@pl.ey.com oraz Justyna.Hamada@pl.ey.com