Rozpoczynamy nowy cykl w naszym newsletterze. Co miesiąc będziemy przyglądać się zapisom i ewentualnym zmianom w prawie pracy, prawie podatkowym i innym – wszystkim regulacjom, które mają wpływ na pracodawców.

Tegoroczne nowelizacje Kodeksu pracy dotyczące m.in. pracy zdalnej weszły w życie 7 kwietnia 2023 roku. Nowelizacja wprowadza pracę zdalną jako stałą formę świadczenia pracy umocowanej w Kodeksie pracy, przy jednoczesnym uchyleniu regulacji pracy zdalnej w ustawie z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz uchyleniu dotychczasowej regulacji dotyczącej telepracy.

Zgodnie z zapisami nowelizacji praca zdalna może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą,  w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Uzgodnienie między stronami umowy o pracę dotyczące wykonywania pracy zdalnej przez pracownika może nastąpić przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia. Może być ono dokonane z inicjatywy pracodawcy albo na wniosek pracownika. Ważne, wniosek musi zostać złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. Dodatkowo pracownik musi złożyć oświadczenie, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej. Wniosek nie jest dla pracodawcy wiążący.

Wniosek pracownika wiążący dla pracodawcy jest w przypadku:

– Pracownic w ciąży,

– Pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie czwartego roku życia;, –

– Rodzica dziecka posiadającego zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu,

– Pracownika – rodzica dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności, określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych,

– Pracownika – rodzica dziecka posiadającego odpowiednio opinie o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, o których mowa w prawie oświatowym z 14 grudnia 2016 r.,

– Pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadających orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.

Pracodawca może nie uwzględnić wniosku, jeśli wykonywanie pracy zdalnej nie jest możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. O przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku pracodawca zawiadamia pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej, w terminie siedmiu dni roboczych od dnia złożenia wniosku.

Niezależnie od powyższych ustawa przewiduje możliwość wykonywania okazjonalnie pracy zdalnej na wniosek pracownika, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku.

Ustawa wskazuje również jakich prac nie obejmuje praca zdalna (np. prac szczególnie niebezpiecznych).

Ustawa wskazuje do czego w związku z pracą zdalną pracodawca jest zobowiązany, m.in. musi zapewnić pracownikowi materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej, zdalną instalację, serwis i konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych lub pokryć koszty z tym związane, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych, a także pokryć inne koszty, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu ze związkami zawodowymi, regulaminie, poleceniu albo porozumieniu z pracownikiem. Pracodawca musi zapewnić pracownikowi szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania pracy zdalnej.

Strony mogą ustalić zasady wykorzystywania przez pracownika materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych,, niezapewnionych przez pracodawcę, spełniających wymagania określone w Kodeksie pracy. W takim przypadku pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą. Powyżej wskazane koszty oraz ekwiwalent może zostać zastąpiony ustalonym ryczałtem.

Ponadto pracodawca prawo przeprowadzać kontrole: wykonywania pracy zdalnej przez pracownika, w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy czy przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych. Kontrolę przeprowadza się w porozumieniu z pracownikiem w miejscu wykonywania pracy zdalnej w godzinach pracy pracownika.

Z kolei 26 kwietnia weszły w życie zmiany w kodeksie pracy w sprawie równowagi między życiem zawodowym, a prywatnym rodziców i opiekunów. Istotne zmiany weszły także w zakresie umów na czas określony.

Nowelizacja kodeksu dotyczy dyrektywy unijnej 2019/1152 z dnia 20 czerwca 2019 r. w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w Unii Europejskiej oraz dyrektywy 2019/1158 z dnia 20 czerwca 2019 r. w sprawie równowagi między życiem zawodowym, a prywatnym rodziców i opiekunów. Nowe prawo ma wpłynąć na łatwiejsze godzenie życia zawodowego z opieką nad dziećmi czy innymi członkami rodziny. Wrócimy do tego w kolejnym newsletterze.