Czy jednym ze efektów pandemii COVID -19 będzie coraz większa popularność pracy świadczonej poza siedzibą organizacji? Wszystko wskazuje na to, że tak. Wiele firm i pracowników przekonało się, że wykonywanie obowiązków z domu ma wiele zalet. Niesie ze sobą jednak także zagrożenia dla pracodawców, które warto zawczasu przewidzieć, aby zminimalizować ryzyko ich wystąpienia.

Herbert M. McLuhan w 1962 roku w książce pt. „Galaktyka Gutenberga” użył pojęcia „Globalna Wioska”, opisując trend, w którym masowe media elektroniczne obalają bariery czasowe i przestrzenne, umożliwiając ludziom komunikację na masową skalę. Przewidywał, że w niedalekiej przyszłości, wiele osób będzie wykonywało swoje zawodowe obowiązki poza tradycyjnym miejscem pracy. Wtedy i jeszcze długo później wydawało się, że to teoria rodem z literatury science – fiction. Teraz, to co trudno było sobie wyobrazić naszym rodzicom czy dziadkom stało się faktem. Rozwój technologii spowodował radykalną zmianę także na rynku pracy. Coraz częściej jest ona świadczona za pośrednictwem elektronicznych środków komunikacji. Pandemia COVID -19, konieczność ograniczenia kontaktów bezpośrednich, wspólnego przebywania ludzi w jednym pomieszczeniu, restrykcyjne obostrzenia sanitarne wprowadziły nowe pojęcie, jakim jest praca zdalna. Czym różni się od już funkcjonujących form pracy na odległość? Jakie niesie ze sobą wyzwania, obowiązki, zagrożenia, tego dowiedzieli się uczestnicy szkolenia pt. „Praca zdalna – prawidłowa organizacja pracy poza zakładem”.

Podstawową kwestią jest rozróżnienie, często stosowanych zamiennie, nazw Home Office, telepraca i praca zdalna. Każde z nich nakłada bowiem na relację pracodawca-pracownik inne zobowiązania.

HOME OFFICE – nie jest uregulowany w przepisach prawa. Dopuszczalność tej formy wynika z tego, że nie jest prawem zabroniona, a została wypracowana w praktyce. W Home Office to pracownik prosi o możliwości wykonywania części obowiązków w domu. Może to być spowodowane np. sytuacją rodzinną. Z założenia taka forma pracy jest incydentalna, sporadyczna, dotyczy części dnia pracy lub pojedynczych dni. Zawsze wnioskującą stroną jest pracownik i musi uzyskać zgodę przełożonego. Home Office nie wymaga zmian w umowie o pracę.

TELEPRACA– jest uregulowana w Kodeksie Pracy. Praca może być wykonywana systematycznie poza zakładem pracy, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej. Właśnie regularność, z góry ustalony pomiędzy stronami czas wykonywania takiej pracy nawet jeżeli dotyczy tylko jednego dnia w tygodniu jest czynnikiem determinującym ustalenie stosunku pracy. Telepraca musi być obwarowana przepisami wewnętrznymi firmy wynikającymi z prawa pracy. Pracownik musi otrzymać właściwą umowę o pracę z ustaleniem warunków jej wykonywania (w tym także BHP, RODO itp.). Należy także jasno określić sposób przekazywania wyników pracy za pomocą środków komunikacji elektronicznej i wykorzystywanie tych środków do komunikacji.

Obie powyższe formy wymagają zgodnej woli obu stron stosunku pracy. Innym przypadkiem jest praca zdalna.

PRACA ZDALNA – To pojęcie pojawiło się w związku z pandemią COVID 19. Praca zdalna jest formą wykonywania pracy o charakterze nadzwyczajnym, wprowadzaną na czas oznaczony, aby realizować określony cel o charakterze publicznym, jakim jest przeciwdziałanie COVID-19. Chodziło o zapewnienie bezpieczeństwa pracownikom i zapobiegania rozprzestrzeniania się choroby, a równocześnie kontynuację działalności firmy. Tam, gdzie praca jest możliwa poza siedzibą firmy (w domu pracownika lub innym ustalonym miejscu np. dodatkowo wynajętym biurze), pracodawca może wydać polecenie pracy zdalnej. Ta jednostronność polecenia, odróżnia ją od poprzednich form. Nawet jeżeli inicjatorem takiego rozwiązania jest pracownik, to i tak niezbędne jest wydanie przez pracodawcę odpowiedniego polecenia. Praca zdalna nie wymaga aneksów do umowy o pracę, specjalnych porozumień, zgody związków zawodowych itp. W przeciwieństwie do telepracy nie musi być oparta na przekazywaniu wyników pracy za pomocą środków komunikacji elektronicznej i wykorzystywaniu tych środków do komunikacji – co dopuszcza również możliwość stosowania systemów zbliżonych do pracy nakładczej.

Praca innym miejscu niż zakład pracy nie zwalnia pracodawcy z odpowiedzialności za jej prawidłowy przebieg. Jest wiele problematycznych kwestii związanych z bezpieczeństwem takiej pracy, kontrolą efektów, czasem pracy. Szkolenie odpowiedziało na pytania, jakie roszczenia może mieć pracownik wykonujący pracę zdalną, jakie obowiązki ma pracodawca w zakresie organizacji pracy zdalnej, a jakie w przypadku telepracy. Najważniejsza konkluzja? Chociaż, w przypadku pracy zdalnej nie ma obowiązku korekty obowiązujących w organizacji przepisów wewnętrznych, to warto mieć regulamin pracy zdalnej, który pomaga w uporządkowaniu zasad pracy świadczonej poza siedzibą firmy. Określić w nim należy np. prowadzenie ewidencji czasu pracy (niezwykle istotny i rodzący wiele wątpliwości temat), zasady BHP, sposób komunikacji, zabezpieczenie danych osobowych przed osobami trzecimi, np. domownikami, prawidłowość relacji prawnych, np. jak wnioskować o urlop wypoczynkowy, przerwę w pracy, „wyjście prywatne”. Ustalić, w jaki sposób pracownik ma przekazywać wyniki pracy, czy ma zaszyfrowywać emaile, używać tylko jednej sieci wi-fi do pracy itd. Czy i jakie przewidujemy ekwiwalenty za używanie własnego Internetu, czy prądu, wody. Jeżeli my, jako pracodawca, mamy oczekiwania, to warto o nich na piśmie powiadomić pracownika. Dzięki temu unikniemy nieporozumień i sytuacji spornych, które mogą skutkować roszczeniami pracowniczymi i skończyć się w Sądzie Pracy. Warto także dopilnować złożenia pisemnego oświadczenia pracownika, że ma możliwości lokalowe, techniczne i organizacyjne do świadczenia obowiązków poza zakładem pracy.

Uczestnicy szkolenia otrzymali przykładowy regulamin oraz orzeczenia Sądów dot. pracy zdalnej, które mogą być przydatne w prawidłowej organizacji pracy
i przewidywaniu wszelkich sytuacji, które mogą nieść ze sobą zagrożenie dla pracodawcy.