Szanowni Państwo, Członkowie Związku Pracodawców Polska Miedź

Uprzejmie informuję, że do konsultacji publicznych skierowany został projekt ustawy o zmianie ustawy – Kodeks spółek handlowych (UDER98).

Przedmiotowy projekt aktu prawnego wraz Uzasadnieniem oraz Oceną Skutków Regulacji dostępny jest na stronach Rządowego Centrum Legislacji pod adresem:

https://legislacja.rcl.gov.pl/projekt/12405352/katalog/13176309#13176309

Uprzejmie proszę o przekazywanie ewentualnych uwag, opinii i stanowisk do projektu w terminie do 19 grudnia 2025 roku na adres: kuydowicz@pracodawcy.pl w wersji elektronicznej umożliwiającej edytowanie tekstu.

Niniejszy projekt wprowadza zmiany w ustawie z dnia 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych (dalej KSH). Jego celem jest zmniejszenie formalizmu w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością i dostosowanie regulacji KSH do standardów cyfrowych.

Aktualnie w ramach w art. 238 § 1 KSH jest nałożony na wspólników wymóg wyrażenia pisemnej zgody na doręczanie zawiadomień o zwołaniu zgromadzeń wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością na adres do doręczeń elektronicznych albo pocztą elektroniczną. Regulacja, choć dopuszcza alternatywne metody doręczania, w praktyce okazuje się źródłem zbędnych trudności formalnych, zmusza bowiem wspólnika do składania odrębnego dokumentu z własnoręcznym podpisem lub podpisem kwalifikowanym.

Podobny obowiązek wynika z art. 243 § 2 KSH i dotyczy formy pełnomocnictwa do uczestnictwa w zgromadzeniu wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, które musi być udzielone na piśmie pod rygorem nieważności. Obecnie komunikacja między wspólnikami, jak i samo odbywanie zgromadzeń w spółkach kapitałowych coraz częściej przybiera formę zdalną. Tak więc, tradycyjny wymóg formy pisemnej, rozumianej jako dokument opatrzony własnoręcznym podpisem lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym, okazuje się w praktyce zbyt rygorystyczny, nieprzystający do potrzeb rynku.

Z uwagi na to, że wskazane wyżej rozwiązania generują nieuzasadnione koszty i bariery, szczególnie dla wspólników zagranicznych, zasadnym wydaje się wprowadzenie zmian, które umożliwią stosowanie formy dokumentowej, w tym komunikacji elektronicznej, co będzie adekwatne do obowiązujących realiów obrotu (np.: skan oryginalnego dokumentu stanowi formą dokumentową). Warto podkreślić, że w sytuacji, gdy dokumentacja korporacyjna jest w zasadzie całkowicie zdigitalizowana, nie znajduje uzasadnienia gromadzenie dokumentacji tradycyjnej.

Nie ma możliwości podjęcia alternatywnych, w stosunku do projektowanej ustawy, środków umożliwiających osiągnięcie zamierzonego celu.

W związku z powyższym ustawodawca proponuje zmianę brzmienia art. 238 § 1 KSH, która zastąpi wymóg wyrażenia przez wspólnika pisemnej zgody na doręczanie zawiadomień o zgromadzeniu wspólników drogą elektroniczną, zgodą wyrażoną w formie dokumentowej. Przekształcenie zgody wyrażonej w formie pisemnej na zgodę dokumentową umożliwi realizację jej funkcji w sposób szybszy, prostszy i lepiej dostosowany do realiów cyfrowych, przy jednoczesnym zachowaniu istotnego elementu jakim jest identyfikacja osoby składającej oświadczenie. Warto zauważyć, że zgoda na doręczenia elektroniczne jest zazwyczaj udzielana raz, na początku relacji ze spółką i obowiązuje przez dłuższy czas, tak więc ryzyko nadużyć w tym zakresie wydaje się niewielkie.

Natomiast proponowana zmiana art. 243 § 2 KSH umożliwi wprowadzenie w ramach umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością zapisu pozwalającego na udzielanie pełnomocnictwa do udziału w zgromadzeniu wspólników w formie dokumentowej.

Rozwiązanie to stanowi odpowiedź na praktyczne trudności, jakie napotykają wspólnicy chcący udzielić pełnomocnictwa zdalnie, bez konieczności fizycznego podpisu. Co istotne konstrukcja, w której dopuszczenie formy dokumentowej uzależnione jest od woli samych wspólników wyrażonej w umowie spółki, zachowuje elastyczność i pozwala każdej spółce dostosować mechanizmy identyfikacyjne do własnych potrzeb i poziomu zaufania korporacyjnego. Trzeba jednak mieć na uwadze, że umożliwienie udzielania pełnomocnictw do udziału w zgromadzeniu wspólników w formie dokumentowej wiąże się z dodatkowymi zagrożeniami zarówno dla spółki, jak i jej wspólników. Łatwiejszy dostęp do takiego pełnomocnictwa zwiększa ryzyko jego sfałszowania. Poprzez kompilowanie skanów dawnych dokumentów czy „mapowanie” autoryzacji w systemie, osoby trzecie mogą wyłudzić lub podrobić pełnomocnictwo. Przestępcy, korzystając ze sfałszowanych pełnomocnictw, mogą doprowadzić do przeprowadzenia zgromadzenia wspólników i np. kradzieży majątku spółki. Ponadto sfałszowanie pełnomocnictwa może skutkować poważnymi konsekwencjami prawnymi dla spółki. Jeśli spółka dopuści na zgromadzenie pełnomocnika z nieważnym dokumentem, uchwały podjęte z jego udziałem mogą okazać się bezskuteczne lub zostać zakwestionowane. Wprowadzenie formy dokumentowej bez odpowiednich zabezpieczeń zwiększa zatem ryzyko unieważnienia zgromadzenia i długotrwałych sporów sądowych (lub ewentualnie wojny korporacyjnej), co obciąża spółkę kosztami i zawiłościami prawnymi. Wreszcie, dokumentowanie udziału w zgromadzeniu staje się mniej przejrzyste. Zamiast podpisu własnoręcznego pełnomocnika na protokole, spółka będzie polegać na elektronicznych potwierdzeniach lub kopiach dokumentów, które łatwiej zmanipulować.

Jednakże, w celu zapobieżenia ewentualnym nadużyciom, które mogą wiązać się ze zgodą wyrażoną w formie dokumentowej, wprowadza się dodatkowy zapis, który zobowiązuje spółkę do podejmowania odpowiednich, proporcjonalnych do celu działań służących identyfikacji wspólnika i pełnomocnika w celu weryfikacji ważności pełnomocnictwa. Takie sformułowanie stanowi skuteczną klauzulę ochronną, dając spółce przestrzeń do dostosowania praktyk identyfikacyjnych przy jednoczesnym wyraźnym nałożeniu na nią obowiązku działania i zagwarantuje, że nie zostaną osłabione standardy należytej staranności w obrocie. W ramach dodatkowych środków weryfikacyjnych spółki mogą na przykład wymagać okazania oryginału pełnomocnictwa oraz przedstawienia przez pełnomocnika dokumentu tożsamości przy okazji sporządzania listy obecności. W praktyce dobrze sprawdza się założenie, że pełnomocnik przybywający na zgromadzenie prezentuje oryginał pełnomocnictwa i podpisuje listę obecności w imieniu wspólnika. Jednocześnie zarząd może zastrzec, że pełnomocnik zobowiązany jest okazać dowód osobisty, paszport lub inny urzędowy dokument tożsamości. Dzięki temu zapewnia się realną weryfikację osoby reprezentującej wspólnika. Dodatkowo, spółka może wprowadzić procedury weryfikacji danych wspólnika udzielającego pełnomocnictwa. Na przykład można zażądać dołączenia do pełnomocnictwa kopii odpisu z KRS, dokumentu potwierdzającego własności udziałów albo innego dokumentu potwierdzającego uprawnienie wspólnika. Konieczność przedstawienia tych dowodów zmniejsza ryzyko, że ktoś użyje skradzionych czy spreparowanych dokumentów.

Wprowadza się także przepisy przejściowe, zgodnie z którymi:

1. do zawiadomień, o których mowa w art. 238 § 1 ustawy zmienianej w art. 1, wysłanych wspólnikowi przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy, stosuje się przepisy dotychczasowe;
2. do pełnomocnictw, o których mowa w art. 243 § 2 ustawy zmienianej w art. 1, udzielonych przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy, stosuje się przepisy dotychczasowe.

Podkreślić należy, że propozycja zmiany była przedmiotem analiz deregulacyjnych i rekomendacji środowisk prawniczych i biznesowych (m.in. w ramach formularzy oceny propozycji deregulacyjnych). Spotkała się z pozytywną oceną jako działanie upraszczające prawo spółek i zmniejszające obciążenia dla przedsiębiorców.

Z wyrazami szacunku