Szanowni Państwo, Członkowie Związku Pracodawców Polska Miedź

Uprzejmie informuję, że do konsultacji publicznych skierowany został projekt ustawy o zmianie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (numer z wykazu UD113).

Przedmiotowy projekt aktu prawnego wraz Uzasadnieniem oraz Oceną Skutków Regulacji dostępny jest na stronach Rządowego Centrum Legislacji pod adresem:

https://legislacja.rcl.gov.pl/projekt/12390002/katalog/13084275#13084275

Uprzejmie proszę o przekazywanie ewentualnych uwag, opinii i stanowisk do projektu w terminie do 11 października 2024 roku na adres: kuydowicz@pracodawcy.pl w wersji elektronicznej umożliwiającej edytowanie tekstu.

Problemem wymagającym rozwiązania jest brak uregulowań umożliwiających wykorzystanie odwzorowania cyfrowego dokumentacji sporządzonej w postaci innej niż elektroniczna, która stanowi część kompletnej dokumentacji elektronicznej odzwierciedlającej załatwianie spraw w kontaktach podmiotów stosujących system elektronicznego zarządzania dokumentacją (zwany dalej „system EZD”) z otoczeniem zewnętrznym. Problemem jest również brak powszechnie uznanego standardu umożliwiającego przekazanie/udostępnianie akt spraw prowadzonych w postaci elektronicznej między jednostkami organizacyjnymi spowodowany tym, iż obecnie wszelkie cechy dowodowe, czy archiwalne są przypisywane jedynie papierowemu pierwowzorowi. Brak jest zatem formalnej podstawy dla traktowania całości dokumentacji akt spraw zgromadzonych w systemach EZD, jako wyłącznej dokumentacji przebiegu i rozstrzygania spraw, co powoduje niebezpieczeństwo negowania przez różne podmioty wiarygodności sporządzonych odwzorowań cyfrowych.

Głównym powodem nowelizacji ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164), zwanej dalej „ustawą”, jest konieczność rozwiązania problemów zgłaszanych przez organy i państwowe jednostki organizacyjne oraz organy i samorządowe jednostki organizacyjne, które są związane z dokumentacją przechowywaną przez nie w tzw. „składach chronologicznych”. Ustawa stwarza ramy prawne umożliwiające prowadzenie spraw w postaci elektronicznej w systemach teleinformatycznych służących do elektronicznego zarządzania dokumentacją (systemy EZD). Zgodnie z przepisami zawartymi w ustawie i aktach wykonawczych wydanych na jej podstawie, w przypadku gdy do podmiotu, w którym został wdrożony system EZD, wpływa dokumentacja w postaci papierowej, powinna ona zostać zeskanowana. Papierowy oryginał takiego dokumentu jest przekazywany do składu chronologicznego, a jego odwzorowanie cyfrowe rejestrowane w systemie EZD. Zachowanie jednolitości dokumentacji w przypadku wyboru systemu EZD jako podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw w jednostce organizacyjnej wymusza więc konieczność zmiany postaci papierowej dokumentacji na elektroniczną, przez wykonywanie wspomnianych odwzorowań cyfrowych. Dokumenty te stanowią część akt spraw prowadzonych w systemie EZD w postaci elektronicznej. Wspomniane rozwiązanie miało przede wszystkim za zadanie ograniczenie papierowego obiegu dokumentów i zastąpienie go elektronicznym. Niestety ustawodawca, wprowadzając regulacje dotyczące „składów chronologicznych”, nie uregulował statusu prawnego dokumentacji przechowywanej w taki sposób. W tym miejscu należy również zaznaczyć, że taki sposób gromadzenia i przechowywania dokumentacji ma miejsce wyłącznie podczas funkcjonowania elektronicznego zarządzania dokumentacją w jednostce, która do tego celu wykorzystuje system EZD. Brak uregulowań w tym zakresie prowadzi obecnie do szeregu problemów związanych z koniecznością zarządzania taką dokumentacją oraz jej przechowywania w sposób umożliwiający zapewnienie odpowiedniej ewidencji, zabezpieczenia oraz ochrony przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą. Generuje to wysokie koszty. Brak szczegółowych przepisów dotyczących możliwości brakowania takiej dokumentacji sprawił, że jednostki organizacyjne przechowują całość dokumentacji prowadzonych spraw, nawet w przypadku gdy w sprawach prowadzonych elektronicznie mamy do czynienia z dokumentacją niearchiwalną. Taka sytuacja prowadzi do konieczności stałego zwiększania i zabezpieczania powierzchni magazynowej, która mogłaby być wykorzystana w innym celu. W związku z powyższym, wychodząc naprzeciw postulatom jednostek organizacyjnych, które wdrożyły systemy EZD i wskazują na problemy związane z przechowywaniem dokumentacji nieelektronicznej gromadzonej w składach chronologicznych, proponuje się okres dwóch lat, po którym można będzie dokonać zniszczenia dokumentacji nieelektronicznej. Zostanie on zawarty w przepisach wykonawczych wydanych na podstawie projektowanego art. 5 ust. 2b. Brakowaniu podlegać będzie tylko dokumentacja, dla której sporządzono pełne odwzorowanie cyfrowe. Postępowanie w takim przypadku zostanie określone w przepisach wykonawczych do ustawy. Biorąc pod uwagę stale zwiększające się koszty, które w opisanym powyżej zakresie są ponoszone przez jednostki organizacyjne, zdecydowano się na podjęcie interwencji regulacyjnej w tym zakresie. Nie bez znaczenia jest również dążenie do umożliwienia wykorzystania dokumentów odwzorowanych cyfrowo jako pełnowartościowych dokumentów, odzwierciedlających sposób załatwiania sprawy i tym samym posiadających pełną wartość dowodową w kontaktach jednostki z otoczeniem zewnętrznym, w tym przede wszystkim w postępowaniu administracyjnym i sądowym. Z pewnością takie uregulowania wpłyną na ograniczenie kosztów takich postępowań i ich uproszczenie.

Proponowane zmiany w ustawie mają zatem na celu rozwiązanie powyższych problemów przez nadanie odwzorowaniom cyfrowym dokumentacji sporządzonej w postaci innej niż elektroniczna, sporządzanym przez podmioty używające systemu EZD do dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw, wartości archiwalnej, a także dowodowej. Proponowane zmiany nowelizują również upoważnienie do wydania aktu wykonawczego do ustawy, który ureguluje sposób postępowania z dokumentacją elektroniczną w podmiotach państwowych i samorządowych. Proponowane zmiany dadzą także możliwość uregulowania sposobu postępowania z dokumentacją sporządzoną w postaci innej niż elektroniczna gromadzoną w składach chronologicznych.

W projekcie proponuje się również dodanie nowego art. 39a, który wprowadza możliwość nadawania przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych odznaki honorowej „Za Zasługi dla Dziedzictwa Archiwalnego” oraz stanowi podstawę do wydania przez ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego aktu wykonawczego określającego tryb nadawania, wzór i sposób noszenia tej odznaki, a także warunki, jakie musi spełniać wniosek o jej nadanie.

Wprowadzenie do ustawy przepisów o prowadzeniu przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych oraz archiwa państwowe działalności edukacyjnej pozwoli uzupełnić działania popularyzacyjne i informacyjne prowadzone od lat, zarówno przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, jak i archiwa państwowe, samodzielnie i we współpracy z innymi instytucjami, szkołami, uczelniami, muzeami, czy też towarzystwami naukowymi. Działalność ta obejmie m. in. edukację z zakresu historii Polski i źródeł ją dokumentujących. Będzie ona prowadzona w oparciu o bogate zasoby archiwalne w ramach lekcji archiwalnych, konferencji, seminariów, czy zebrań naukowych skierowanych do uczniów, studentów, miłośników historii, badaczy genealogicznych i archiwistów rodzinnych.

Może być także prowadzona edukacja zawodowa, skierowana do różnych grup odbiorców, rozwijająca ich warsztat pracy. Głównymi zainteresowanymi będą w tym przypadku nauczyciele, zwłaszcza prowadzący zajęcia z zakresu historii i wiedzy o społeczeństwie. Działania w tym zakresie mogą być kierowane także do pracowników biurowych, kancelarii i archiwów oraz innych instytucji posiadających i zarządzających dokumentacją, w tym instytucji polonijnych. Edukacja tych grup służyłaby rozwijaniu ich wiedzy z zakresu zarządzania, zabezpieczania (konserwacji i digitalizacji) oraz archiwizacji dokumentacji, w tym podnoszeniu poziomu wiedzy i kompetencji osób i instytucji w zakresie dokumentów elektronicznych. Działania edukacyjne tego rodzaju, obejmujące zajęcia teoretyczne, jak i praktyczne mogą być prowadzone w ramach warsztatów, szkoleń, konferencji i seminariów.

Proponuje się zmianę ustawy polegającą na dodaniu w art. 6 nowych ustępów, które uregulują szczegółowy sposób postępowania z dokumentami elektronicznymi w organach państwowych i państwowych jednostkach organizacyjnych oraz w organach jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostkach organizacyjnych, w szczególności zasady ewidencjonowania, klasyfikowania i kwalifikowania dokumentów elektronicznych oraz zasady i tryb ich brakowania, z uwzględnieniem potrzeby zapewnienia integralności dokumentów elektronicznych i długotrwałego ich przechowywania. Powyższe przepisy rozszerzają zakres ustawy o sposób postępowania z dokumentami sporządzonymi w postaci innej niż elektroniczna, dla których wykonano odwzorowanie cyfrowe. Ponadto projektowane przepisy upoważniają ministra właściwego do spraw informatyzacji do określenia minimalnych wymagań technicznych dla odwzorowań cyfrowych, co pozwoli na kompleksowe uregulowanie kwestii postępowania z tymi dokumentami. Ponadto projektowana zmiana doprecyzowuje ww. upoważnienie ustawowe w zakresie dotyczącym sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi przez wskazanie konieczności określenia sposobu zabezpieczania dokumentów elektronicznych przed utratą i nieuprawnionymi zmianami oraz sposobu ich brakowania, jak również trybu przekazywania do archiwów państwowych dokumentów elektronicznych stanowiących materiały archiwalne. Jednocześnie proponuje się zmianę brzmienia w art. 5 ust. 2c, zawierającego, w obowiązującym stanie prawnym, upoważnienie do wydania przez ministra właściwego do spraw informatyzacji w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, na wniosek Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, rozporządzenia określającego wymagania techniczne, jakim powinny odpowiadać formaty zapisu i informatyczne nośniki danych w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2024 r. poz. 307), przekazywanych do archiwów państwowych materiałów archiwalnych utrwalonych na informatycznych nośnikach danych. Proponowana zmiana polega na umożliwieniu wydania przez ministra właściwego do spraw informatyzacji w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego przedmiotowego aktu wykonawczego nie na wniosek Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, a po zasięgnięciu jego opinii, z uwzględnieniem potrzeby ochrony przekazywanych do archiwów państwowych materiałów archiwalnych zapisanych na informatycznych nośnikach danych.

Przepisy art. 6 uregulują na nowo sposób postępowania z dokumentami elektronicznymi w podmiotach państwowych i samorządowych, a także sposób postępowania z dokumentami sporządzonymi w postaci innej niż elektroniczna, dla których wykonano odwzorowanie cyfrowe. Uregulowano kwestie związane z:

a) szczegółowym sposobem postępowania z dokumentami elektronicznymi, powstającymi w organach państwowych, państwowych jednostkach organizacyjnych, organach jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostkach organizacyjnych oraz napływającymi do nich,

b) ewidencjonowaniem dokumentów elektronicznych,

c) zabezpieczaniem dokumentów elektronicznych przed utratą i nieuprawnionymi zmianami,

d) wymaganiami dla odwzorowań cyfrowych,

e) brakowaniem dokumentów elektronicznych,

f) przekazywaniem dokumentów elektronicznych stanowiących materiały archiwalne do archiwów państwowych, g) sposobem postępowania z dokumentacją sporządzoną w postaci innej niż elektroniczna, dla której wykonano odwzorowanie cyfrowe.

Projektowana ustawa umożliwi również traktowanie odwzorowań cyfrowych wytworzonych w służbach specjalnych jako dokumentów o wartości historycznej i dowodowej oraz ich archiwizację i brakowanie. Projektowane regulacje zawarte w art. 6 mają również za zadanie umożliwienie uznania opatrzenia odwzorowań cyfrowych dokumentów zgromadzonych w służbach specjalnych, innym podpisem elektronicznym wykorzystywanym w systemach teleinformatycznych tych służb, na równi z opatrzeniem ich podpisem lub pieczęcią, o których mowa w art. 6 ust. 1j pkt 2. Niniejsze przepisy zostały wprowadzone z uwagi na specyfikę tych jednostek, które korzystają z systemów elektronicznego zarządzania dokumentacją w ramach niejawnych systemów teleinformatycznych, w których nie mogą być wykorzystywane rozwiązania techniczne umożliwiające składanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego z uwagi na sposób jego uzyskiwania i weryfikowania. Z tego względu przepisy zawarte w art. 6 upoważniają Prezesa Rady Ministrów oraz Ministra Obrony Narodowej do wydania odpowiednich aktów wykonawczych, które będą określać warunki, jakie musi spełniać inny podpis elektroniczny stosowany w niejawnych systemach teleinformatycznych funkcjonujących w służbach specjalnych, aby mógł on zapewnić autentyczność tworzonego odwzorowania cyfrowego dokumentu. Dzięki temu projektowana ustawa umożliwi traktowanie odwzorowań cyfrowych wytworzonych w służbach specjalnych jako dokumentów o wartości historycznej i dowodowej oraz ich archiwizację i brakowanie, a także wraz z innymi aktami wykonawczymi, będzie w sposób kompleksowy regulowała materię sporządzania odwzorowań cyfrowych, ich ewidencjonowania i opatrywania odpowiednimi podpisami elektronicznymi niezależnie od systemu teleinformatycznego w którym będą one przechowywane.

Oczekiwanym efektem nowelizacji ustawy jest zapewnienie podstawy dla traktowania całości dokumentacji akt spraw zgromadzonych w systemach elektronicznego zarządzania dokumentacją klasy EZD, jako wyłącznej dokumentacji przebiegu i rozstrzygania spraw oraz zapewnienie sporządzanym odwzorowaniom cyfrowym wartości dowodowej równorzędnej oryginałom. Takie rozwiązanie stworzy również ramy prawne i tym samym umożliwi brakowanie dokumentacji nieelektronicznej, z której wykonano odwzorowanie cyfrowe. Projekt nowelizacji ustawy nie wprowadza nowych rozwiązań w zakresie sposobu zarządzania dokumentacją gromadzoną przez jednostki organizacyjne administracji publicznej, doprecyzowuje jedynie obecnie obowiązujące przepisy dotyczące elektronicznego zarządzania dokumentacją w zakresie określenia sposobu postępowania z odwzorowaniami cyfrowymi dokumentacji wpływającej do urzędu (jednostki) w postaci papierowej. Z tego względu projektowane przepisy należy rozpatrywać w kontekście całej ustawy archiwalnej wraz z aktami wykonawczymi, wydanymi na jej podstawie. Projektowanych uregulowań prawnych nie należy więc oceniać w oderwaniu od innych obowiązujących przepisów prawa dotyczących sposobu brakowania dokumentacji niearchiwalnej. Organy i jednostki organizacyjne stosujące systemy teleinformatyczne (typu EZD) nie będą obowiązane do brakowania odwzorowanych cyfrowo dokumentów nieelektronicznych. Brakowanie dokumentacji odbywa się jedynie na wniosek kierownika jednostki organizacyjnej, który oświadcza o upływie okresu przechowywania takiej dokumentacji oraz o utracie jej znaczenia, w tym wartości dowodowej dla organu lub jednostki organizacyjnej, które ją wytworzyły lub zgromadziły, a w przypadku ich braku – dla organu lub jednostki organizacyjnej, które przejęły ich zadania lub kompetencje.

Po wejściu w życie projektowanych regulacji będzie możliwe wykorzystywanie kompletnej dokumentacji elektronicznej w kontaktach podmiotów stosujących systemy EZD z sądami, w tym z sądami powszechnymi i sądami administracyjnymi.

Projektowana zmiana ustawy nie wprowadza obowiązku cyfrowego odwzorowania całości dokumentacji nieelektronicznej zgromadzonej w podmiotach stosujących system EZD jako podstawowy sposób wykonywania czynności kancelaryjnych oraz dokumentowania sposobu załatwiania i rozstrzygania prowadzonych spraw w postaci elektronicznej. W instrukcjach kancelaryjnych określających szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych wydawanych na podstawie art. 6 ust. 2 pkt 1 oraz ust. 2b pkt 1 ustawy określa się wyjątki, które umożliwią rezygnację z konieczności dokonywania odwzorowania cyfrowego całości papierowej dokumentacji wpływającej do danej jednostki. Wyjątkami, w przypadku których możliwe jest odstąpienie od konieczności zeskanowania dokumentacji wpływającej do urzędu, są przykładowo rozmiar strony (na przykład A3 i większe), duża liczba stron, treść, forma lub postać pisma.

Wprowadzenie do ustawy przepisów o prowadzeniu przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych oraz archiwa państwowe działalności edukacyjnej pozwoli uzupełnić działania popularyzacyjne i informacyjne prowadzone od lat, zarówno przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, jak i archiwa państwowe, samodzielnie i we współpracy z innymi instytucjami, szkołami, uczelniami, muzeami, czy też towarzystwami naukowymi (zmiana brzmienia w art. 21 w ust. 1 pkt 5 i 9 oraz w art. 28 w ust. 1 pkt 5).

Zmiana brzmienia w art. 21 ust. 1a polega na umożliwieniu Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych wydawania zarządzeń dotyczących podległych mu archiwów państwowych w sprawach nadzoru nad prowadzoną w archiwach państwowych działalnością edukacyjną oraz w sprawach prowadzenia takiej działalności (oprócz obecnie wydawanych zarządzeń w sprawach: koordynowania działalności archiwalnej na terenie państwa, nadzoru nad gromadzeniem, ewidencjonowaniem, przechowywaniem, opracowywaniem, udostępnianiem i zabezpieczaniem materiałów archiwalnych oraz brakowaniem dokumentacji niearchiwalnej i koordynowania zadań w dziedzinie informatyzacji, telekomunikacji i teleinformatyki oraz zarządzania informacją podległych mu archiwów państwowych).

Projekt przewiduje także nadanie nowego brzmienia przepisowi art. 36a pkt 3, co jest konieczne w związku z zawartym w obecnym przepisie nieaktualnym odesłaniem do uchylonego wcześniej art. 16 ust. 1.

Projektowana ustawa w dodawanym art. 39a wprowadza możliwość nadawania osobom fizycznym i jednostkom organizacyjnym wyróżniającym się w dziedzinie działalności archiwalnej lub popularyzacji wiedzy o materiałach archiwalnych i archiwach, oraz prowadzenia w tym zakresie działalności informacyjnej, edukacyjnej i wydawniczej, odznaki honorowej „Za Zasługi dla Dziedzictwa Archiwalnego” oraz daje podstawę do wydania przez ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego aktu wykonawczego określającego tryb nadawania, wzór i sposób noszenia tej odznaki.

Jednocześnie należy wskazać, że nie było możliwości podjęcia alternatywnych w stosunku do projektowanej ustawy środków umożliwiających osiągnięcie zamierzonego celu.

Z wyrazami szacunku