„Komunikacja jest królową kompetencji” uważa Prezes Beata Staszków. Nic więc dziwnego, że w tym obszarze firmy członkowskie oceniają pracę Związku bardzo dobrze. W sukurs pracownikom przychodzą nowe technologie. O tym, w jaki sposób są wykorzystywane, opowiada Izabela Kłapkowska, manager ds. komunikacji Związku Pracodawców Polska Miedź.

Redakcja:

Przy tak dużej liczbie członków niezbędna jest sprawna komunikacja, w tej mierze wiele się na przestrzeni lat zmieniło?

Izabela Kłapkowska, manager ds. komunikacji Związku Pracodawców Polska Miedź.

Zdumiewające, jak wiele. Pracuję w Związku od 17 lat i w komunikacji to prawdziwa epoka. Świat informacji zmienił się diametralnie. Rozwój technologii bardzo nam pomógł. Kiedyś komunikacja była bardzo tradycyjna, wszystko odbywało się pisemnie. E-maile dopiero wchodziły, jeszcze pracowaliśmy
z faksem. Biegałyśmy na pocztę z każdym dokumentem, bo wszystko musiało być wydrukowane i mieć pieczątkę. Telefony komórkowe nie były wszechobecne. Królowały stacjonarne, ktoś był przy biurku albo nie. Kiedy rozwinął się Internet, wszystko stało się dużo prostsze.

Prawdziwą rewolucję spowodowały media społecznościowe?

To był przełom w komunikacji. Media społecznościowe niezwykle ułatwiły dotarcie z informacją do firm, czy promocję naszych działań. Dzięki tym wszystkim narzędziom możemy zorganizować więcej przedsięwzięć, bo sprawy administracyjne nie zabierają nam tyle czasu. Kiedyś przygotowując Zgromadzenie Członków, drukowaliśmy tony dokumentacji, dziś większość przesyłamy elektronicznie. To jest szybsze i dodatkowo z korzyścią dla środowiska.

Jaki macie pomysł na komunikację, w jaki sposób prowadzicie dialog z firmami?

Dialog jest słowem-kluczem. Nasza komunikacja jest rzeczywiście dwustronna. Pytamy, słuchamy, informujemy, zapraszamy. Staramy się być w stałym kontakcie z firmami członkowskimi. Lubimy, kiedy pracodawcy przychodzą do naszego biura i możemy wspólnie wypić kawę. Wiemy jednak, że rzadko jest to możliwe, brakuje po prostu czasu, dlatego media społecznościowe, kontakt zdalny jest szybszy i skuteczniejszy.

Chcecie z informacją o działaniach Związku dotrzeć także do firm niezrzeszonych?

Oczywiście, stąd nasza intensywna praca w sieci. Część propozycji Związku np. Akademia Rozwoju Przemysłu 4.0 ma charakter otwarty, zapraszamy do udziału w niej wszystkich przedsiębiorców. Wykorzystujemy różne kanały komunikacji, aby jak najszerzej promować naszą działalność. Kiedy pojawiają się nowe możliwości, szybko sprawdzamy, czy dla nas mogą być efektywne.

Przykładem może być TikTok?

Szczerze mówiąc, byliśmy sceptyczni co do tego, czy ta zyskująca olbrzymią popularność aplikacja jest właściwa dla takiej organizacji jak ZPPM. Potocznie uważa się, że to propozycja dla showbiznesu i młodych ludzi. Okazało się, że niesłusznie TikTok jest deprecjonowany. Jeden z naszych członków zaproponował przeprowadzenie szkolenia na temat tej aplikacji. Było bardzo ciekawe także dla nas. Postanowiliśmy spróbować wykorzystać TikTok do prezentacji pracy Związku i widzimy, że odbiór jest fajny. Oczywiście jesteśmy także aktywni na Facebooku, Linkedinie, Twitterze.

Jednak, jak wynika z ankiet przeprowadzonych wśród pracodawców, tradycyjny e-mail jest wciąż górą?

Jest to skuteczna forma szczególnie w kontaktach z właścicielami i managerami firm. Nadmiar obowiązków sprawia, że nie mają czasu śledzić mediów społecznościowych. Pocztę elektroniczną każdy sprawdza, więc tak możemy dotrzeć skutecznie, mieć pewność i potwierdzenie, że nasza propozycja czy pytanie dotarły. Także faktycznie nieco paradoksalnie „stare” metody są najlepsze. Czytelników tego wywiadu nie muszę przekonywać, że dobrą metodą przekazywania informacji jest również cykliczny newsletter.

Jak wspomniałaś, komunikacja to nie tylko informowanie, o tym, co robi Związek, ale i słuchanie potrzeb pracodawców.

To jest dla nas bardzo istotne. Zdecydowana większość z działań prowadzonych przez Związek wynika z oczekiwań pracodawców. Mówią nam, czego potrzebują, jakie tematy są dla nich istotne. Część propozycji jest wręcz szyta na miarę. Jesteśmy otwarci na oczekiwania pracodawców, to my jesteśmy dla nich.

Nowym wyzwaniem była komunikacja w dobie pandemii?

Było to bardzo trudne doświadczenie dla wszystkich. Wiedzieliśmy, że właśnie w tym czasie firmy potrzebują wsparcia najbardziej. Kontaktowaliśmy się z pracodawcami systematycznie, pytaliśmy, w czym możemy pomóc. Sprawdzaliśmy, jak zmienia się prawo, jakie propozycje dla przedsiębiorców przygotowuje rząd. Wysłaliśmy cykliczny newsletter prawny z aktualnymi informacjami o przepisach, zasadach korzystania z kolejnych Tarcz Antykryzysowych itd. Równocześnie prowadziliśmy online szkolenia i webinary. Musieliśmy być krok przed wszystkimi. Sami nauczyć się obsługiwania narzędzi umożliwiających kontakt i pracę zdalną, sprawdzić narzędzia pracy online dostępne na rynku. Dopiero wtedy mogliśmy zaproponować firmom najbardziej efektywną formę działań.

Myślisz, że zdaliście egzamin z działalności w trudnych czasach?

Uważam, że tak. Świadczy o tym fakt, że działań było znacznie więcej niż przed pandemią. Okazało się, że łatwiej było zorganizować szkolenie, konferencję, spotkanie online. Uczestniczyło w nich dużo więcej osób niż wcześniej. Z jednej strony logistycznie było to dla uczestników łatwiejsze, przypominam, że wiele osób pracowała zdalnie. Z drugiej, duża też była potrzeba zajęcia się czymś innym niż pandemia i związane z nią problemy. Okazało się, że można wykorzystać czas kryzysu do wzmocnienia, rozwoju kompetencji. Cieszę się, że mogliśmy w tym pomóc.

Co w Twojej pracy jest najtrudniejsze?

Zacznę od tego, co lubię najbardziej. Kontakt i pracę z ludźmi. Nie jest to taka typowa praca biurowa, w której codziennie robię to samo. Wydarzeń mamy bardzo dużo. Wiem, że codziennie będę robiła coś nowego. Z pewnością na nudę nie mam szans. Jednocześnie ten ogrom działań jest wyzwaniem. Dopilnowanie, aby wszystko przebiegało sprawnie, aby wydarzenia były ciekawe dla firm członkowskich, żeby nic nie umknęło, wszystko było dopięte na ostatni guzik. Najważniejsze dla nas jest, żeby pracodawcy byli zadowoleni i chcieli do nas przychodzić.

Czy praca w Związku zmieniła Ciebie?

Myślę, że stałam się bardziej otwarta. Do pracy tutaj trafiłam ze skierowania Urzędu Pracy na staż. Zobaczyłam nazwę i pomyślałam: „no nie, co ja będę tutaj robić. Przyjdę na chwilę i najwyższej będę szukać czegoś innego”. Z czasem przekonałam się, że praca z ludźmi, to jest najlepsza rzecz, jaka mogła mnie spotkać. To jest to, co lubię, chcę robić, co rozwija także mnie i moje umiejętności.

Byłaś uczestniczką Programu Metoringowego, jakie to było doświadczenie?

To zabawne, bo wydawało mi się, że po co mi ten program, przecież ja po setkach szkoleń już wszystko wiem. Okazało się jednak, że praca z tak doświadczoną osobą, jaką jest moja Mentorka, czyli Edyta Pędzisz, naprawdę bardzo dużo mnie nauczyła. Zmieniła moje zachowania, spojrzenie na innych ludzi, sposób analizowania różnych sytuacji i zdarzeń. Cieszę się, że wzięłam udział w Programie Mentoringowym, bardzo go wszystkim polecam.

Jak widzisz przyszłość Związku? Są nowe obszary, w które mógłby wkroczyć?

Związek Pracodawców Polska Miedź jest tak elastyczny, że niezależnie od tego, jakie życie i firmy członkowskie przyniosą nam zadania, to poradzimy sobie z nimi doskonale. Jesteśmy otwarci na nowe idee i propozycje. Rozszerzamy swoje działania poza Zagłębie Miedziowe i nawet Dolny Śląsk, to z pewnością odznaczać będzie nowe wyzwania. Bardzo na nie czekamy.