„Boże spraw, aby nam się tak chciało, jak nam się nie chce”
Alan Alexander Milne
(Kubuś Puchatek)
Zastanawialiście się kiedyś, dlaczego czas „przecieka Wam między palcami”? Jak to jest, że mając potencjalnie te same umiejętności i wiedzę, jedni osiągają dużo więcej niż inni? Co powoduje, że nie realizujecie swoich celów lub nawet nie potraficie ich wytyczyć? Paweł Kacprzak, trener biznesu podczas szkolenia zorganizowanego przez Związek Pracodawców Polska Miedź i Prestige Bussines Group, przekonywał, że kluczem do bycia skutecznym w różnych sferach życia jest EFEKTYWNOŚĆ OSOBISTA.

Poniedziałkowy poranek, kawa na biurku, otwarty komputer, postanowienie: „w tym tygodniu nadrobię wszystkie zaległości”. I nagle, nie wiadomo, kiedy, jak i dlaczego, zjawia się piątkowe popołudnie a my sfrustrowani i zniechęceni przekładamy kolejne sprawy, które miały być zrobione na wczoraj. Tak, tak, większość z nas zna tę sytuację doskonale. To znak, że nie panujemy nad swoim życiem, pracą i czasem.
– Efektywność osobista jest nam potrzebna w każdej dziedzinie. Niezależnie od tego, czy chcemy polepszyć skuteczność wypełniania obowiązków zawodowych, jakość życia rodzinnego, znaleźć czas na pasje czy działalność na rzecz innych. Zawsze warto zastanowić się jak mogę to zrobić lepiej, przy mniejszym nakładzie czasu i zasobów za to z większym efektem. Dlatego, właśnie w wakacyjnym okresie, kiedy możemy złapać oddech i pomyśleć o swoim rozwoju zaproponowaliśmy szkolenie dotyczące niezwykle istotnej kwestii zarządzania samym sobą – mówi Beata Staszków, Prezes Zarządu Związku Pracodawców Polska Miedź.
Dobra wiadomość jest taka, że chociaż mamy rożne osobowości i psychologiczne predyspozycje to każdy z nas może poprawić swoją efektywność. Zanim zaczniemy zmieniać nawyki i postępowanie warto zastanowić się jakie są nasze mocne i słabe strony, jak pracujemy, co nas wspiera, a co rozprasza. Czyli w skrócie mówiąc jaka/jaki jestem.
– Nasze myślenie o własnej efektywności warunkuje nasze zawodowe życie, to kim jesteśmy, jaką pozycję zajmujemy, jakie mamy ambicje i cele – przekonuje Paweł Kacprzak, trener biznesu. Efektywność osobistą wciąż możemy doskonalić, ciągle pojawiają się nowe idee, narzędzia, które nam to ułatwiają. My sami zdobywamy doświadczenie pozwalające dopasowywać różne pomysły   i propozycje do własnych potrzeb. Pierwsze i najważniejsze pytanie na jakie dobrze jest poznać odpowiedź to: CZEGO TAK NAPRAWDĘ CHCESZ? – dodaje Paweł Kacprzak.
Nasze zachowania możemy podzielić na dwie grupy: reaktywne (kiedy automatycznie, szybko i bez zastanowienia opowiadamy na zewnętrzne bodźce) i proaktywne (również reagujemy na zdarzenia, ale z analizą tego, co się stało i jakie ma dla nas znaczenie). Z punktu widzenia efektywności, zwłaszcza kiedy pojawiają się nowe wyzwania, trudne sprawy, powinniśmy pracować nad postawą proaktywną, refleksyjną. Nie zawsze bowiem to co podpowiada nam instynkt jest dla nas dobre.
–Nie ma tu dobrej i złej postawy. Każda z form reakcji jest nam potrzebna w pewnym zakresie. Jednak mówienie o efektywności, organizacji pracy, budowaniu większej, własnej skuteczności zaczyna się wtedy, kiedy zaczynamy działać nie w sposób reaktywny a proaktywny. Kiedy zadajemy sobie pytanie o co tak naprawdę chodzi. Jeszcze raz powtórzę, przemyśl sytuację, zastanów się czego TY naprawdę chcesz i później reaguj. Proaktywnie, czyli spokojniej i rozważniej– wyjaśnia Paweł Kacprzak.
Różne cele są dla ludzi istotne, zmieniają się także na przestrzeni życia. Raz priorytetem jest praca, innym rodzina, hobby, jeszcze innym szukanie balansu pomiędzy tymi sferami. Przyjmowanie różnych strategii. Ważne jest wykorzystywanie czasu na działania przynoszące efekty. Nieprzeznaczanie go na sprawy, z naszego punktu widzenia, nieistotne, niepotrzebne. I to dochodzimy do definicji kluczowych czynników sukcesu. Będziecie zapewne zdziwieni, ale wg badań podział kształtuje się następująco (Cyt. za LIMRA International) : Wiedza zawodowa to 10%, umiejętności nabyte 15%, umiejętności osobiste 25% i aż 50% to nastawienie!
– Wszystkie te czynniki są istotne, wszystkie muszą wystąpić, abyśmy mogli osiągnąć sukces. Jednak jak widać z powyższej grafiki nie są równoważne. Dla mnie także zaskoczeniem było to, jak wielkie znaczenie ma własne nastawienie. Czyli, cytując klasyka Kubusia Puchatka, czy nam się chce, czy nie. A przyznacie, że na to wpływ mamy tylko my sami, żadne nakazy, prośby, restrykcje tak naprawdę nie są w stanie zmienić naszego nastawienia. Pokuszę się o taką analogię. Mamy szpadel. Umiejętności osobiste pozwalają rozpoznać to narzędzie, wiedza zawodowa daje informacje jak szpadel działa, umiejętności nabyte to wiem, jak go używać, ale dopiero nastawienie sprawi, czy będziemy nim pracować, czy nie– twierdzi Paweł Kacprzak.
Do osiągnięcia sukcesu potrzebujemy wiary, że możemy po sukces sięgnąć, konsekwencji i samodyscypliny. Nie jest to proste, zwłaszcza, że pokonać musimy także licznych złodziei czasu. Z badań wynika, że na efektywną pracę przeznaczamy zaledwie 35-40% czasu. Zbyt szybko bowiem dajemy się rozproszyć rozmowami, prośbami współpracowników niezwiązanymi z wykonywaną przez nas czynnością, przeglądaniem social mediów, czytaniem wiadomości czy oglądaniem filmików. W lepszym zarządzaniu czasem pomoże nam wykorzystanie technik priorytetyzacji zadań (ABC), Macierzy Eisenhowera, techniki GTD (Getting Thinks Done, Dawida Allena) czy Strategii Vonneguta, (planowanie od końca).
– Najpierw musimy określić nasz cel. Powinien być „smart” czyli skonkretyzowany, mierzalny, ambitny, realny i terminowy. Następnie dobrze dobrać narzędzia, które ułatwią nam jego realizację. Ustalenie priorytetów, planowanie, precyzowanie konkretnych terminów, delegowanie zadań i nieuleganie „rozpraszaczom”. Technik jest wiele i jak mówiłem wciąż powstają nowe propozycje na skuteczną organizację pracy. Warto poznać wszystkie a stosować te, które w naszym przypadku są najbardziej efektywne – przekonuje Paweł Kacprzak
Prawo Parkinsona mówi: „Jeżeli z góry nie określimy, ile czasu przeznaczamy na dane zadanie, to zajmie ono więcej czasu niż powinno”. Przy planowaniu dnia warto jest wykorzystać krzywą efektywności, czyli zadania najtrudniejsze lub najbardziej niechciane wykonywać w czasie największej efektywności. Kiedy nasza forma fizyczna i psychiczna spada zajmujmy się czynnościami prostszymi, technicznymi. Na efektywność naszej pracy większy wpływ od ilości poświęcanego czasu ma ilość nieprzerwanego czasu. Zdaniem Pawła Kacprzaka 1. godzina ciągłej pracy jest więcej warta niż 2. godziny z przerwami na inne zajęcia.
ZŁOTE ZASADY EFEKTYWNOŚCI OSOBISTEJ WG. PAWŁA KACPRZAKA

1. Używaj głowy, gdy jest na to czas
2. Stwórz sobie codzienną rutynę
3. Ustal deadline’y i trzymaj się ich!!!
4. Nie przekładaj rzeczy niemiłych – zatrują ci życie!
5. Ustal, kiedy pracujesz i nie chcesz, aby ci nie przeszkadzano
6. Nie zajmuj się rzeczami nieważnymi dla ciebie – wiele problemów rozwiąże się samych
7. Kiedy zaczynasz coś ważnego – skończ to!
8. Używaj kalendarza – nie próbuj pamiętać drobnych rzeczy do załatwienia
9. Naucz się mówić NIE
10. Stale pytaj siebie CZEGO NAPRAWDĘ CHCESZ

Ps. Autorka artykułu skorzystała z zasady planowania zadań w określonym czasie. Działa😊!
PAWEŁ KACPRZAK
Trener Prestige Businees Group, konsultant, z 26-letnim doświadczeniem zawodowym. Specjalizuje się     w realizacji projektów rozwojowych dla kadry handlowej i zarządzającej. Licencjonowany trener i konsultant – Certyfikowany Trener Career Dimensions,  Certes, DTI Master Trener odpowiedzialny za rozwój setek trenerów w Polsce w ramach Szkoły Trenerów Firmy 2000, Certyfikowany Trener Pracowni Psychologicznej Elżbiety Sołtys, ukończone studia podyplomowe z zakresu pedagogiki i andropedagogiki, mgr socjologii, podyplomowe studia z zakresu zarządzania, zarządzania marketingiem i sprzedażą oraz zarządzania systemami poprawy jakości