Praca zdalna poza reżimem telepracy

Być może ze względu na małą elastyczność telepracy oraz konieczność ustalania jej zasad w formie przepisów wewnątrzzakładowych, telepraca nie zyskała dużej popularności na polskim rynku pracy. Jednocześnie, pracodawcy decydowali się i decydują na wprowadzanie pracy zdalnej, niebędącej telepracą. Zwykle głównym elementem odróżniającym pracę zdalną od telepracy jest jej incydentalny i nieregularny charakter.
Takie zabiegi pracodawców są dopuszczalne w świetle prawa, choć przepisy nigdzie ich nie regulują.

Praca zdalna w czasie pandemii

Niedługo po wybuchu pandemii koronowirusa, polski ustawodawca zdecydował się na wprowadzenie przepisów o pracy zdalnej wykonywanej na polecenie pracodawcy. Miało to na celu, przede wszystkim, możliwie szerokie ograniczenie gromadzenia się pracowników w zakładach pracy. Dzięki temu, tam gdzie możliwa jest praca zdalna, ułatwiło to pracodawcom przestrzeganie zaleceń organizacji pracy w czasie pandemii, chociażby takich jak zapewnienie dystansu pomiędzy pracownikami. W wielu przypadkach, obecność całej załogi na niewielkiej powierzchni biurowej, w zasadzie uniemożliwiałaby zapewnienie dystansu społecznego.
Zgodnie z przepisami tarczy antykryzysowej w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, w celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna). Istotą pracy zdalnej na podstawie przepisów tarczy antykryzysowej jest zatem to, że może być ona polecona pracownikowi jednostronnie przez pracodawcę w odróżnieniu od pozostałych rodzajów pracy zdalnej, gdzie konieczna jest wyraźna zgoda pracownika.
Początkowo praca zdalna w tej formie miała obowiązywać do września 2020 r. Jednak w miarę jak okazało się, że epidemia koronawirusa zostanie z nami na dłużej, przedłużono jej obowiązywanie. W związku z tym i z faktem, że przepisy tarczowe nie regulują wielu kwestii związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, zaobserwować można, że coraz częściej pracodawcy decydują się uregulować zasady świadczenia pracy zdalnej w czasie pandemii, wprowadzając wewnętrzne regulaminy. Taką praktykę należy ocenić bardzo pozytywnie. Regulaminy regulują np. kwestię formy wydawania polecenia pracy zdalnej, wypłaty ekwiwalentu za korzystanie z prywatnych narzędzi, zasad BHP. Uzupełniają tym samym regulacje ustawowe, gdyż przepisy tych kwestii w żaden sposób nie normują. Przykładowo, przepisy tarczy antykryzysowej umożliwiają korzystanie przez pracownika z własnych narzędzi lub materiałów (choć zasadą jest zapewnienie ich przez pracodawcę), ale nie wymagają aby pracodawca zapłacił pracownikowi za to ekwiwalent. Pracodawcy, którzy np. chcą zrekompensować swoim pracownikom utratę możliwości korzystania z wielu benefitów (np. karnetów do kina), podejmują decyzję o wypłacie takiego ekwiwalentu.

Praca zdalna po epidemii

Coraz częściej słyszy się, że nawet po zakończeniu epidemii nie wrócimy do pracy stacjonarnej w tak pełnym wymiarze jak przed pandemią, a praca zdalna zagości na naszym rynku pracy w o wiele szerszym wymiarze.
W związku z tym, polski rząd zdecydował się na rozpoczęcie prac, mających na celu uregulowanie zasad pracy zdalnej w sposób bardziej kompleksowy niż telepraca. Rządowy projekt zmian do Kodeksu pracy jest obecnie w procesie konsultacji społecznych.
W tej chwili trudno oczywiście mówić o konkretnych rozwiązaniach. Prace są na bardzo wczesnym etapie. Widać jednak ogólny kierunek, w którym przepisy będą najprawdopodobniej zmierzać. Przede wszystkim, praca zdalna ma zastąpić telepracę w Kodeksie pracy. Praca zdalna, co do zasady, ma być wprowadzana za porozumieniem stron z pracownikiem, ale jednocześnie w szczególnych sytuacjach pracodawca będzie mógł ją jednostronnie polecać pracownikowi. Pracodawcy zostaną zobowiązani do zawarcia porozumień ze związkami zawodowymi, regulujących zasady wykonywania pracy zdalnej albo wprowadzenia regulaminów pracy zdalnej, po konsultacjach z przedstawicielami pracowników, podobnie jak w przypadku telepracy. Za korzystanie z własnych narzędzi i materiałów, pracownikowi będzie należał się ekwiwalent. Ustawodawca planuje również w sposób bardziej szczegółowy i kompleksowy uregulować kwestie związane z BHP podczas wykonywania pracy zdalnej.

Ekwiwalent za pracę zdalną – kwestie podatkowe

Niewątpliwie epidemia koronawirusa zaskoczyła wszystkich, a pracodawcy w trosce o zdrowie zatrudnionych zmuszeni zostali do podjęcia natychmiastowych działań polecając swoim pracownikom prace z domu niemalże z dnia na dzień. Sytuacja ta wiązała się z szeregiem konsekwencji i stanowiła niespotykane dotąd wyzwanie organizacyjne. Mimo wielu podjętych działań, nie we wszystkich przypadkach udało się zapewnić pełne wyposażenie zdalnych stanowisk pracy jak miało to miejsce w biurze, stałym miejscu wykonywania pracy. Trudno jest nawet wyobrazić sobie pracodawcę, który byłby w stanie kompleksowo zabezpieczyć zdalne biuro pracownika jak miało to miejsce wcześniej. Rozwiązaniem jakie najczęściej spotkać można w praktyce jest swego rodzaju hybrydowy model działania tj. zagwarantowanie podstawowego sprzętu przez pracodawcę jak np. laptop, telefon komórkowych, monitor. Jednocześnie pracownicy w celu prawidłowego wykonywania obowiązków doposażają niejako we własnym zakresie miejsce pracy zdalnej wykorzystując sprzęt, materiały czy narzędzia stanowiące ich własność.

Ze względu na to, że praca zdalna towarzyszy nam już jakiś czas i wszystko wskazuje na to że pozostanie nadal, pracodawcy stanęli przed ważną decyzją, inicjowaną niejednokrotnie przez samych pracowników, a dotyczącą rekompensaty ponoszonych przez pracowników kosztów wykorzystania w trakcie pracy zdalnej narzędzi, sprzętów czy materiałów stanowiących ich własność.
Z przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wynika, że wolne od podatku dochodowego są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzi, materiałów lub sprzętu, stanowiące ich własność. Nie oznacza to oczywiście dowolności w ustalaniu ekwiwalentu, który miałby być brany przy ustalaniu podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym. Należy wskazać że aby mogło zostać zastosowane zwolnienie określone w art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o PIT konieczne jest spełnienie łącznie szeregu warunków wskazanych przez ustawodawcę.
A mianowicie, po pierwsze zwrot powinien mieć postać pieniężną, każda inna forma rozliczenia pomiędzy pracownikiem i pracodawcą nie mieści się w tym katalogu i tym samym nie powinna korzystać ze zwolnienia z PIT. Dodatkowo kluczowe jest zachowanie ekwiwalentności dokonywanych na rzecz pracowników wypłat w stosunku do wartości używanych dla celów pracodawcy narzędzi, materiałów lub sprzętu należących do pracownika oraz stopnia ich zużycia dokonanego w trakcie takiego używania. Odpowiednio kwota ekwiwalentu powinna odpowiadać poniesionym przez pracownika wydatkom, to znaczy musi zachodzić racjonalny związek pomiędzy kwotą wypłaconą pracownikowi a wartością używanych dla celów pracodawcy narzędzi, materiałów lub sprzętu należących do pracownika. Tutaj pojawia się zasadnicza trudność tj. jak interpretować to nieostre kryterium.