Praca zdalna, a regulacje prawne i podatkowe – obecnie i w przyszłości

Praca zdalna – obecny stan prawny

Praca zdalna jesienią 2020 r. występuje w trzech odsłonach prawnych:

– praca w formie telepracy;

– praca zdalna na podstawie przepisów tzw. tarczy antykryzysowej;

– praca zdalna poza powyższymi reżimami.

Zdarza się niekiedy, że powyższe formy współistnieją ze sobą w jednym zakładzie pracy, np. dotychczas świadczona przez część pracowników telepraca, a obok niej praca zdalna na podstawie tarczy antykryzysowej stosowana do całej załogi. Ponadto obecne przepisy prawne nie regulują wielu istotnych kwestii, w szczególności jeśli chodzi o pracę zdalną poza reżimem telepracy. Coraz więcej pracodawców decyduje się zatem na kompleksowe uregulowanie kwestii świadczenia pracy zdalnej w wewnętrznych regulaminach.

Telepraca

Jeszcze przed wybuchem pandemii koronawirusa, polskie przepisy umożliwiały pracodawcom organizowanie pracy w formie zdalnej na podstawie przepisów o tzw. telepracy. Przepisy te wciąż obowiązują i są wykorzystywane przez pracodawców, w szczególności tych którzy z telepracy korzystali przed pandemią.
Telepraca jest pracą wykonywaną z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej, poza zakładem pracy, w sposób regularny. Telepraca nie dotyczy zatem sytuacji, gdy pracownik incydentalnie, od czasu do czasu, pracuje zdalnie. Nie oznacza to jednak, że aby mówić o telepracy, pracownik musi pracować wyłącznie poza biurem. Telepraca może być łączona z pracą z zakładu pracy, jednak jej wykonywanie zdalne musi być regularne i powtarzalne, a nie okazjonalne. Aby pracownik pracował w formie telepracy, musi wyrazić na to zgodę. Telepraca jest wprowadzana za porozumieniem stron. Uzgodnienia między pracodawcą, a pracownikiem o telepracy mogą nastąpić już na etapie zawierania umowy o pracę albo w trakcie jej trwania. Co ważne, telepraca nie może zostać polecona pracownikowi w formie tzw. wypowiedzenia zmieniającego.
Ponadto, warunki stosowania telepracy przez pracodawcę powinny zostać ustalone w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową, a jeśli taka nie funkcjonuje w zakładzie pracy – pracodawca powinien wprowadzić regulamin telepracy po konsultacjach z przedstawicielami pracowników. Przepisy o telepracy regulują kilka istotnych kwestii związanych z wykonywaniem pracy zdalnej w tej formie. Przede wszystkim zobowiązują pracodawcę do zapewnienia pracownikowi sprzętu niezbędnego do wykonywania telepracy, zgodnego z wymogami BHP, ale umożliwiają równocześnie ustalenie między stronami, że pracownik będzie korzystał ze sprzętu stanowiącego jego własność. W takiej sytuacji pracodawca jest jednak zobowiązany do wypłaty pracownikowi ekwiwalentu. Przepisy nie determinują z góry wysokości ekwiwalentu, ale wskazują że przy jego ustalaniu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia sprzętu, jego udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość wykorzystanego materiału na potrzeby pracodawcy i jego ceny rynkowe.
Inną istotną kwestią regulowaną przez przepisy o telepracy są kwestie BHP. Jeśli praca jest wykonywana w domu pracownika, odpowiedzialność pracodawcy w zakresie BHP jest ograniczona i nie dotyczy takich elementów jak dbałość o bezpieczny i higieniczny stan pomieszczeń pracy, zapewnienie odpowiednich urządzeń higieniczno-sanitarnych czy stanu pomieszczeń, w którym jest wykonywana praca. Z drugiej strony, pracodawca ma prawo przeprowadzić kontrolę w domu pracownika w zakresie BHP za jego uprzednią zgodą i z poszanowaniem jego prywatności.

Praca zdalna poza reżimem telepracy

Być może ze względu na małą elastyczność telepracy oraz konieczność ustalania jej zasad w formie przepisów wewnątrzzakładowych, telepraca nie zyskała dużej popularności na polskim rynku pracy. Jednocześnie, pracodawcy decydowali się i decydują na wprowadzanie pracy zdalnej, niebędącej telepracą. Zwykle głównym elementem odróżniającym pracę zdalną od telepracy jest jej incydentalny i nieregularny charakter.
Takie zabiegi pracodawców są dopuszczalne w świetle prawa, choć przepisy nigdzie ich nie regulują.

Praca zdalna w czasie pandemii

Niedługo po wybuchu pandemii koronowirusa, polski ustawodawca zdecydował się na wprowadzenie przepisów o pracy zdalnej wykonywanej na polecenie pracodawcy. Miało to na celu, przede wszystkim, możliwie szerokie ograniczenie gromadzenia się pracowników w zakładach pracy. Dzięki temu, tam gdzie możliwa jest praca zdalna, ułatwiło to pracodawcom przestrzeganie zaleceń organizacji pracy w czasie pandemii, chociażby takich jak zapewnienie dystansu pomiędzy pracownikami. W wielu przypadkach, obecność całej załogi na niewielkiej powierzchni biurowej, w zasadzie uniemożliwiałaby zapewnienie dystansu społecznego.
Zgodnie z przepisami tarczy antykryzysowej w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, w celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna). Istotą pracy zdalnej na podstawie przepisów tarczy antykryzysowej jest zatem to, że może być ona polecona pracownikowi jednostronnie przez pracodawcę w odróżnieniu od pozostałych rodzajów pracy zdalnej, gdzie konieczna jest wyraźna zgoda pracownika.
Początkowo praca zdalna w tej formie miała obowiązywać do września 2020 r. Jednak w miarę jak okazało się, że epidemia koronawirusa zostanie z nami na dłużej, przedłużono jej obowiązywanie. W związku z tym i z faktem, że przepisy tarczowe nie regulują wielu kwestii związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, zaobserwować można, że coraz częściej pracodawcy decydują się uregulować zasady świadczenia pracy zdalnej w czasie pandemii, wprowadzając wewnętrzne regulaminy. Taką praktykę należy ocenić bardzo pozytywnie. Regulaminy regulują np. kwestię formy wydawania polecenia pracy zdalnej, wypłaty ekwiwalentu za korzystanie z prywatnych narzędzi, zasad BHP. Uzupełniają tym samym regulacje ustawowe, gdyż przepisy tych kwestii w żaden sposób nie normują. Przykładowo, przepisy tarczy antykryzysowej umożliwiają korzystanie przez pracownika z własnych narzędzi lub materiałów (choć zasadą jest zapewnienie ich przez pracodawcę), ale nie wymagają aby pracodawca zapłacił pracownikowi za to ekwiwalent. Pracodawcy, którzy np. chcą zrekompensować swoim pracownikom utratę możliwości korzystania z wielu benefitów (np. karnetów do kina), podejmują decyzję o wypłacie takiego ekwiwalentu.

Praca zdalna po epidemii

Coraz częściej słyszy się, że nawet po zakończeniu epidemii nie wrócimy do pracy stacjonarnej w tak pełnym wymiarze jak przed pandemią, a praca zdalna zagości na naszym rynku pracy w o wiele szerszym wymiarze.
W związku z tym, polski rząd zdecydował się na rozpoczęcie prac, mających na celu uregulowanie zasad pracy zdalnej w sposób bardziej kompleksowy niż telepraca. Rządowy projekt zmian do Kodeksu pracy jest obecnie w procesie konsultacji społecznych.
W tej chwili trudno oczywiście mówić o konkretnych rozwiązaniach. Prace są na bardzo wczesnym etapie. Widać jednak ogólny kierunek, w którym przepisy będą najprawdopodobniej zmierzać. Przede wszystkim, praca zdalna ma zastąpić telepracę w Kodeksie pracy. Praca zdalna, co do zasady, ma być wprowadzana za porozumieniem stron z pracownikiem, ale jednocześnie w szczególnych sytuacjach pracodawca będzie mógł ją jednostronnie polecać pracownikowi. Pracodawcy zostaną zobowiązani do zawarcia porozumień ze związkami zawodowymi, regulujących zasady wykonywania pracy zdalnej albo wprowadzenia regulaminów pracy zdalnej, po konsultacjach z przedstawicielami pracowników, podobnie jak w przypadku telepracy. Za korzystanie z własnych narzędzi i materiałów, pracownikowi będzie należał się ekwiwalent. Ustawodawca planuje również w sposób bardziej szczegółowy i kompleksowy uregulować kwestie związane z BHP podczas wykonywania pracy zdalnej.

Ekwiwalent za pracę zdalną – kwestie podatkowe

Niewątpliwie epidemia koronawirusa zaskoczyła wszystkich, a pracodawcy w trosce o zdrowie zatrudnionych zmuszeni zostali do podjęcia natychmiastowych działań polecając swoim pracownikom prace z domu niemalże z dnia na dzień. Sytuacja ta wiązała się z szeregiem konsekwencji i stanowiła niespotykane dotąd wyzwanie organizacyjne. Mimo wielu podjętych działań, nie we wszystkich przypadkach udało się zapewnić pełne wyposażenie zdalnych stanowisk pracy jak miało to miejsce w biurze, stałym miejscu wykonywania pracy. Trudno jest nawet wyobrazić sobie pracodawcę, który byłby w stanie kompleksowo zabezpieczyć zdalne biuro pracownika jak miało to miejsce wcześniej. Rozwiązaniem jakie najczęściej spotkać można w praktyce jest swego rodzaju hybrydowy model działania tj. zagwarantowanie podstawowego sprzętu przez pracodawcę jak np. laptop, telefon komórkowych, monitor. Jednocześnie pracownicy w celu prawidłowego wykonywania obowiązków doposażają niejako we własnym zakresie miejsce pracy zdalnej wykorzystując sprzęt, materiały czy narzędzia stanowiące ich własność.

Ze względu na to, że praca zdalna towarzyszy nam już jakiś czas i wszystko wskazuje na to że pozostanie nadal, pracodawcy stanęli przed ważną decyzją, inicjowaną niejednokrotnie przez samych pracowników, a dotyczącą rekompensaty ponoszonych przez pracowników kosztów wykorzystania w trakcie pracy zdalnej narzędzi, sprzętów czy materiałów stanowiących ich własność.
Z przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wynika, że wolne od podatku dochodowego są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzi, materiałów lub sprzętu, stanowiące ich własność. Nie oznacza to oczywiście dowolności w ustalaniu ekwiwalentu, który miałby być brany przy ustalaniu podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym. Należy wskazać że aby mogło zostać zastosowane zwolnienie określone w art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o PIT konieczne jest spełnienie łącznie szeregu warunków wskazanych przez ustawodawcę.
A mianowicie, po pierwsze zwrot powinien mieć postać pieniężną, każda inna forma rozliczenia pomiędzy pracownikiem i pracodawcą nie mieści się w tym katalogu i tym samym nie powinna korzystać ze zwolnienia z PIT. Dodatkowo kluczowe jest zachowanie ekwiwalentności dokonywanych na rzecz pracowników wypłat w stosunku do wartości używanych dla celów pracodawcy narzędzi, materiałów lub sprzętu należących do pracownika oraz stopnia ich zużycia dokonanego w trakcie takiego używania. Odpowiednio kwota ekwiwalentu powinna odpowiadać poniesionym przez pracownika wydatkom, to znaczy musi zachodzić racjonalny związek pomiędzy kwotą wypłaconą pracownikowi a wartością używanych dla celów pracodawcy narzędzi, materiałów lub sprzętu należących do pracownika. Tutaj pojawia się zasadnicza trudność tj. jak interpretować to nieostre kryterium.

Podobnie wygląda kwestia z oskładkowaniem omawianego ekwiwalentu wypłacanego pracownikom. Zgodnie z rozporządzeniem z dnia 18 grudnia 1999 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe podstawę wymiaru składek ZUS stanowi przychód w rozumieniu ustawy o PIT. Zgodnie jednak z § 2 pkt 9) tego rozporządzenia podstawy wymiaru składek nie stanowią ekwiwalenty pieniężne za użyte przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt będące własnością pracownika. W tym zakresie mamy tożsame zwolnienia jak w ustawie o PIT i podobnie jak zostało to omówione powyżej kluczowe dla zastosowania wyłączenia z postawy wymiaru składek będzie łączne spełnienie wskazanych kryteriów dotyczących formy świadczenia, ekwiwalentności, wykorzystania sprzętu, narzędzi czy materiałów w pracy zdalnej stanowiących własność pracownika.
ORZECZNICTWO
Pomocne okazać może się orzecznictwo i tak, przykładowo, w tym zakresie wypowiedział się Sąd Apelacyjny w Gdańsku w wyroku z dnia 28 lipca 2015 roku (sygn. akt III/Aua 280/15). Sąd podkreślił, że jakkolwiek obowiązujące przepisy prawa nie zakreślają kwotowych granic ekwiwalentu, jednak orzecznictwo sądowe, w tym orzecznictwo administracyjne, wypracowało kryteria określenia wielkości ekwiwalentu objętego zwolnieniem, który powinien być ustalony w kwotach realnych uwzględniających nakład pracy i aktualne koszty. I tak, znaczenie ma rodzaj, wartość, częstotliwość wykorzystywania sprzętu pracownika na potrzeby pracodawcy, stopień zużycia sprzętu. Ekwiwalent z definicji językowej to rzecz równa innej wartością, równoważnik. Zatem zwolnienie dotyczyć będzie kwoty pieniężnej odpowiadającej wartości używania przez pracownika swojego sprzętu do wykonywania pracy. Ponadto Sąd wskazał że ekwiwalent nie może być kwotą przypadkową i musi zachodzić racjonalny związek pomiędzy między kwotą ekwiwalentu a wartością używanego do celów służbowych sprzętu należącego do pracownika. W konsekwencji dokonując wyliczenia wysokości ekwiwalentu, który miałby korzystać ze zwolnienia w PIT pracodawcy powinni możliwie precyzyjnie określić pewne elementy składowe, gdyż, jak potwierdzono w przytoczonym wyroku, dyskutowane świadczenie nie może być traktowane jako ryczałt bez żadnej kalkulacji. Dodatkowo w orzecznictwie przytaczane jest stanowisko zgodnie z którym wypłacany ekwiwalent powinien być ustalony w kwotach realnych i faktycznie stanowić równowartość spełnianego świadczenia. Oznacza to, że wysokość takiego ekwiwalentu musi być rozsądna. W przeciwnym razie pracodawca może narazić się na zarzut zastępowania jakiegoś innego opodatkowanego składnika wynagrodzenia świadczeniem zwolnionym z podatku.
Innym kluczowym warunkiem zastosowania omawianego zwolnienia jest faktyczne korzystanie ze sprzętu, narzędzi czy materiałów przez pracownika w trakcie pracy zdalnej – kryterium własności i wykorzystania. W tym zakresie z kolei wypowiedział się WSA we Wrocławiu (sygn. akt I SA/Wr 59/07), stwierdzając, że płatnik – stosując przepis art. 21 ust. 1 pkt 13 Ustawy PIT – musi wykazać, że narzędzia, materiały czy sprzęt, którymi posługuje się pracownik, wykonując pracę dla pracodawcy, stanowią jego własność i odpowiednio powinien dysponować właściwymi dowodami. Z tego też względu pracodawca powinien zażądać od pracownika wykazania dowodów, które nie będą budzić wątpliwości, że konkretne narzędzie, czy sprzęt jest jego własnością. Należy pamiętać, że tylko przy łącznym spełnieniu określonych powyżej kryteriów możliwe będzie zastosowanie zwolnienia w PIT.

 

Źródło: Kinga Jezierska, Radca prawny, Managing Associate; Anna Tołwińska, Menedżerka – Deloitte Polska