Szanowni Państwo, Członkowie Związku Pracodawców Polska Miedź

Uprzejmie informuję, że do konsultacji publicznych skierowany został projekt rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie zakresu informacji o okolicznościach mających wpływ na prawo do zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa lub ich wysokość oraz dokumentów niezbędnych do przyznania i wypłaty zasiłków (105).

Przedmiotowy projekt aktu prawnego wraz z Uzasadnieniem oraz Oceną Skutków Regulacji dostępny jest na stronach Rządowego Centrum Legislacji pod adresem:

https://legislacja.rcl.gov.pl/projekt/12411102/katalog/13208210#13208210

Uprzejmie proszę o przekazywanie ewentualnych uwag, opinii i stanowisk do projektu w terminie do 23 czerwca 2026 roku na adres: kuydowicz@pracodawcy.pl  w wersji elektronicznej umożliwiającej edytowanie tekstu.

Potrzeba wydania nowego rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie zakresu informacji o okolicznościach mających wpływ na prawo do zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa lub ich wysokość, a także dokumentów dołączanych do wniosków o wypłatę zasiłków chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego oraz zasiłku w wysokości zasiłku macierzyńskiego spowodowana jest zmianami wprowadzanymi ustawą z dnia 13 lutego 2026 r. o zmianie ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz. U. poz. 441).

Wprowadzane zmiany w art. 61b ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa polegają na umożliwieniu ubezpieczonym, których płatnikiem zasiłku jest płatnik składek złożenie wniosków o zasiłki w postaci papierowej lub elektronicznej. W ww. ustawie wskazano również, że do wniosku o zasiłki z ubezpieczenia chorobowego będą mogły być dołączane kopie określonych w rozporządzeniu dokumentów potwierdzone za zgodność z oryginałem lub elektroniczne kopie tych dokumentów. W związku z tym rozporządzenie wymaga dostosowania do zmienionych przepisów ustawy.

Jednocześnie, w związku z sygnałami zgłaszanymi przez ubezpieczonych oraz płatników składek, którzy podnoszą, że wypełnianie dokumentów niezbędnych do ustalenia prawa i wysokości zasiłku z ubezpieczenia chorobowego jest zbyt skomplikowane, konieczne jest wprowadzenie uproszczenia w zakresie wymaganych danych.

W przypadku wnioskowania o zasiłek macierzyński postulowane jest również zrezygnowanie z obowiązku przedkładania skróconego odpisu aktu urodzenia dziecka, w przypadku gdy płatnikiem zasiłku jest Zakład Ubezpieczeń Społecznych.

Ponadto rozporządzenie wymaga dostosowania do zmian wprowadzonych:

– ustawą z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny (Dz. U. poz. 655) – dodanie art. 7a w ustawie z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz. U. z 2025 r. poz. 501, z późn. zm.), zgodnie z którym przepis art. 7 (dotyczący prawa do zasiłku chorobowego po ustaniu tytułu ubezpieczenia chorobowego) stosuje się odpowiednio do żołnierza zwolnionego z czynnej służby wojskowej,

– ustawą z dnia 25 lipca 2025 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1083) – w zakresie marynarzy.

W projekcie rozporządzenia proponowane zmiany mają przede wszystkim charakter porządkujący. Większość przepisów projektowanego rozporządzenia stanowi powtórzenie przepisów zawartych w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 grudnia 2015 r. w sprawie zakresu informacji o okolicznościach mających wpływ na prawo do zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa lub ich wysokość oraz dokumentów niezbędnych do przyznania i wypłaty zasiłków (Dz. U. z 2025 r. poz. 616, z późn. zm.).

Zasadnicze zmiany dotyczą rezygnacji z przepisów określających formę i postać składanych wniosków. Forma i postać składanych wniosków została określona w ustawie, w związku z czym brak jest uzasadnienia do powielania tych regulacji w rozporządzeniu. Analogiczne zmiany dotyczą rezygnacji z określenia w rozporządzeniu możliwości przedkładania kopii dokumentów potwierdzonych za zgodność z oryginałem przez ubezpieczonego, płatnika składek albo ZUS.

W § 9 projektu wskazano, że zawarcie związku małżeńskiego, zgodnie z prawem właściwym państw członkowskich Unii Europejskiej, państw członkowskich Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) – stron umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym, Konfederacji Szwajcarskiej lub Zjednoczonego Królestwa Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej, oraz zgon ustala się również na podstawie zagranicznego dokumentu stanu cywilnego, będącego dowodem zawarcia związku małżeńskiego i jego rejestracji w danym państwie, albo zgonu. Z uwagi na odesłanie do § 8 rozporządzenia, obowiązek tłumaczenia na język polski nie będzie miał zastosowania wobec tego dokumentu.

Obecnie rozwiązanie polegające na uznawaniu zagranicznych dokumentów stanu cywilnego funkcjonuje w § 10 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia z dnia 8 grudnia 2015 r. wyłącznie w odniesieniu do zagranicznego dokumentu potwierdzającego urodzenie dziecka, wydanego przez uprawniony organ dokonujący rejestracji urodzenia w danym kraju. Na podstawie tego dokumentu przyznawany i wypłacany jest zasiłek macierzyński z tytułu urodzenia dziecka podczas pobytu za granicą. Uzyskanie tego świadczenia z polskiego systemu ubezpieczeniowego nie wymaga zatem dokonania transkrypcji zagranicznego aktu urodzenia dziecka.

Rozwiązanie to stanowi element systemu prawnego od wielu lat i znajduje trwałe zastosowanie w praktyce, dlatego zasadne jest wprowadzenie analogicznych regulacji również w odniesieniu do innych zdarzeń poświadczanych dokumentami stanu cywilnego, tj. małżeństwa (zarówno w przypadku małżeństw osób tej samej płci, jak i małżeństw osób płci przeciwnej) oraz zgonu.

Z uwagi na to, że uzyskanie zasiłku macierzyńskiego nie jest uzależnione od obowiązku transkrypcji, utrzymywanie tego obciążenia wyłącznie w celu uzyskania zasiłku opiekuńczego z tytułu sprawowania opieki nad chorym małżonkiem lub zasiłku niezrealizowanego w związku ze śmiercią ubezpieczonego (art. 65 ust. 2 i 3 ustawy zasiłkowej), jest oceniane jako nadmierne i nieproporcjonalne.

Ujednolicenie zasad w tym zakresie i wyłączenie obowiązku transkrypcji w odniesieniu do wszystkich zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia chorobowego znajduje również uzasadnienie ze względu na krótkoterminowy charakter tych świadczeń, które powinny być wypłacane możliwie niezwłocznie. Celem projektowanej regulacji jest zatem deregulacja w tym zakresie oraz ograniczenie obciążeń biurokratycznych związanych z koniecznością dokonywania transkrypcji jedynie w celu uzyskania świadczeń z polskiego systemu ubezpieczeń społecznych.

Dodatkową zmianą w stosunku do obecnie obowiązującego rozporządzenia jest rezygnacja z obowiązku przedkładania do przyznania zasiłku macierzyńskiego skróconego odpisu aktu urodzenia dziecka w przypadku gdy płatnikiem zasiłku jest ZUS. Proponowana zmiana podyktowana jest możliwością bezpośredniego uzyskania przez ZUS odpisu skróconego aktu stanu cywilnego za pośrednictwem usług sieciowych.

W związku z rezygnacją z obowiązku przedłożenia odpisu skróconego aktu urodzenia dziecka w projekcie proponuje się określenie danych, które ubezpieczony będzie zobowiązany podać do ZUS tj: imię i nazwisko dziecka, numer PESEL dziecka, datę i miejsce urodzenia dziecka oraz imiona i nazwiska rodziców dziecka wraz z numerami PESEL, serią i numerem dokumentu stwierdzającego tożsamość (jeżeli nie został nadany numer PESEL). W przypadku, kiedy ZUS nie będzie mógł pozyskać odpisu skróconego aktu urodzenia dziecka z rejestru stanu cywilnego na podstawie podanych danych będzie wzywał ubezpieczonego do przedstawienia tego dokumentu w terminie nie krótszym niż 14 dni od dnia otrzymania wezwania z pouczeniem, że jego nieprzedstawienie spowoduje wydanie decyzji o odmowie wszczęcia postępowania. Jednocześnie doprecyzowano, że dokumentem niezbędnym do przyznania zasiłku macierzyńskiego – obok odpisu skróconego aktu urodzenia dziecka – jest również zagraniczny dokument potwierdzający urodzenie dziecka, wydany przez uprawniony organ dokonujący rejestracji urodzenia w danym kraju. Obecnie wprost zostało to wskazane jedynie w § 10 ust. 1 pkt 2 obowiązującego rozporządzenia.  

Dodatkową zmianą wobec obowiązującego rozporządzenia z dnia 8 grudnia 2015 r. jest rezygnacja z obowiązku przedkładania informacji określonych w załączniku nr 3 do rozporządzenia w przypadku ubezpieczonego prowadzącego pozarolniczą działalność, ubezpieczonego współpracującego z osobą prowadzącą pozarolniczą działalność oraz duchownego (tzw. zaświadczenie Z-3b). Na podstawie projektowanego rozporządzenia w celu otrzymania zasiłku z ubezpieczenia chorobowego wystarczające będzie przedłożenie wniosku o zasiłek, bez konieczności przedkładania zaświadczenia płatnika składek Z-3b. W związku z tym wprowadzono zasadę, zgodnie z którą w przypadku ubezpieczonego prowadzącego pozarolniczą działalność, współpracującego z osobą prowadzącą pozarolniczą działalność, duchownego oraz marynarza dokumentem niezbędnym do przyznania i wypłaty zasiłku macierzyńskiego jest wniosek o zasiłek macierzyński zawierający dane określone w załączniku do rozporządzenia. 

Z uwagi na zmiany wprowadzone ustawą z dnia 25 lipca 2025 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw w rozporządzeniu dodano również przepisy dotyczące marynarzy.

Uregulowano także kwestię związaną z wnioskiem o zasiłek chorobowy żołnierza zwolnionego z czynnej służby wojskowej. Dokumentem niezbędnym do przyznania i wypłaty przez ZUS zasiłku chorobowego za okres niezdolności do pracy przypadającej po zwolnieniu żołnierza zwolnionego z czynnej służby wojskowej będzie:

1. oświadczenie zawierające dane określone w załączniku do rozporządzenia;
2. dokument potwierdzający zwolnienie z czynnej służby wojskowej.

Dokonano również weryfikacji danych zawartych w załącznikach do rozporządzenia i zrezygnowano z konieczności podawania danych zbędnych, które ZUS jest w stanie samodzielnie ustalić. Przyczyni się to do uproszczenia i przyspieszenia rozpatrywania spraw o wypłatę świadczeń z ubezpieczenia chorobowego. Przedmiotowe zmiany wpisują się w proces deregulacyjny, mający na celu zmniejszenie formalizmu w zakresie dokumentowania prawa do świadczeń z ubezpieczenia chorobowego. W tym zakresie regulacje są następujące:

– rezygnacja z wykazywania poprzednich okresów ubezpieczenia społecznego, w tym poprzednich okresów ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa,

– rezygnacja z podawania kodów literowych informujących o okolicznościach mających wpływ na prawo do zasiłku chorobowego lub jego wysokość,

– rezygnacja z podawania okresów, za które płatnik składek wypłacił zasiłek macierzyński i świadczenie rehabilitacyjne,

– wykreślenie symbolu EKD, jako nieobowiązującego,

– uproszczenie wniosku o zasiłek opiekuńczy (Z-15A/Z-15B),

– rezygnacja z konieczności opatrywania pieczątką zaświadczeń płatników składek oraz wniosków o świadczenia.

W projekcie zrezygnowano również – w przypadku zaniechania wypłaty zasiłku macierzyńskiego w związku z rezygnacją z pobierania zasiłku macierzyńskiego przez ubezpieczoną matkę dziecka za okres ustalony przepisami Kodeksu pracy jako okres urlopu rodzicielskiego – z konieczności przedkładania oświadczenia ubezpieczonej, czy ubezpieczony ojciec dziecka będzie korzystał z uprawnień do zasiłku macierzyńskiego za pozostały okres  (§ 25 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia z dnia 8 grudnia 2015 r.). W związku z tym, że prawo do urlopu rodzicielskiego ojca dziecka jest niezależne od uprawnienia matki dziecka, składanie takiego oświadczenia jest nadmiarowe.

Zgodnie z obecnym brzmieniem § 19a pkt 2 rozporządzenia z dnia 8 grudnia 2015 r. dokumentami niezbędnymi do przyznania i wypłaty zasiłku macierzyńskiego ubezpieczonemu ojcu dziecka z tytułu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem, w związku z podjęciem przez matkę dziecka, nieposiadającą tytułu do objęcia ubezpieczeniem społecznym w razie choroby i macierzyństwa, zatrudnienia w wymiarze nie niższym niż połowa pełnego wymiaru czasu pracy, o której mowa w art. 180 § 17 Kodeksu pracy, są: zaświadczenie pracodawcy o okresie zatrudnienia i wymiarze czasu pracy matki dziecka zawierające jej imię, nazwisko i numer PESEL albo serię i numer dokumentu stwierdzającego tożsamość, jeżeli nie nadano numeru PESEL lub oświadczenie matki dziecka o dacie podjęcia zatrudnienia w wymiarze nie niższym niż połowa pełnego wymiaru czasu pracy zawierające jej imię, nazwisko i numer PESEL albo serię i numer dokumentu stwierdzającego tożsamość, jeżeli nie nadano numeru PESEL oraz nazwę i NIP pracodawcy.

Nadmiarowe jest jednoczesne uregulowanie w tym przepisie konieczności przedstawiania zaświadczenia pracodawcy lub oświadczenia matki dziecka. W związku z tym w projektowanym § 24 (analogicznym do obowiązującego § 19a) zrezygnowano z zaświadczenia pracodawcy o okresie zatrudnienia i wymiarze czasu pracy matki dziecka. Dokumentem niezbędnym do uzyskania zasiłku macierzyńskiego przez ojca dziecka będzie oświadczenie matki dziecka o dacie podjęcia zatrudnienia w wymiarze nie niższym niż połowa pełnego wymiaru czasu pracy.

Zmiana w § 29 ust. 1 pkt 2 projektu rozporządzenia (wobec obowiązującego § 24 pkt 2) polega ¬¬również na wprowadzeniu zastrzeżenia, że zaświadczenie płatnika zasiłku wskazane w tym przepisie składa się jedynie, gdy z wnioskiem występuje ubezpieczony, któremu zasiłek macierzyński wypłaca płatnik składek. Nie będzie zatem konieczności składania takiego zaświadczenia, gdy płatnikiem zasiłku jest ZUS. Rozróżnienie to wynika z faktu, że ZUS jest w posiadaniu danych objętych zakresem zaświadczenia, a więc przekazywanie tych informacji jest nadmiarowe. 

Jednocześnie zmiana projektowana w § 39 ma na celu umożliwienie wystawiania zaświadczeń lekarskich w formie elektronicznej. Zgodnie z propozycją, wskazane w przepisie zaświadczenia lekarskie, zamiast na zwykłym druku, mogą zostać wystawione za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udostępnionego bezpłatnie przez ZUS, w formie dokumentu elektronicznego podpisanego kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym, podpisem osobistym albo z wykorzystaniem sposobu potwierdzania pochodzenia oraz integralności danych dostępnego w systemie teleinformatycznym udostępnionym bezpłatnie przez ZUS. Rozwiązanie to służy dalszej elektronizacji procesów związanych z realizacją świadczeń, uproszczeniu obiegu dokumentów oraz ograniczeniu obciążeń biurokratycznych związanych z wystawianiem zaświadczeń lekarskich w postaci papierowej. 

Nie ma możliwości pozalegislacyjnego rozwiązania problemu.

Z wyrazami szacunku