Szanowni Państwo, Członkowie Związku Pracodawców Polska Miedź

Uprzejmie informuję, że do konsultacji publicznych skierowany został projekt ustawy o zmianie ustawy o systemie teleinformatycznym do obsługi niektórych umów (numer z wykazu UDER4).

Przedmiotowy projekt aktu prawnego wraz z Uzasadnieniem oraz Oceną Skutków Regulacji dostępny jest na stronach Rządowego Centrum Legislacji pod adresem:

https://legislacja.rcl.gov.pl/projekt/12398262/katalog/13131629#13131629

Uprzejmie proszę o przekazywanie ewentualnych uwag, opinii i stanowisk do projektu w terminie do 13 czerwca 2025 roku na adres: kuydowicz@pracodawcy.pl w formie tabeli uwag przesyłanej w załączeniu, w wersji elektronicznej umożliwiającej edytowanie tekstu.

Ustawa z dnia 16 listopada 2022 r. o systemie teleinformatycznym do obsługi niektórych umów (Dz. U. z 2024 r. poz. 1661) przewiduje utworzenie systemu teleinformatycznego (System), obsługującego proces zawierania i przechowywania powszechnych, prostych umów zawieranych w codziennym życiu, takich jak umowa o pracę, umowa zlecenia, umowa o świadczenie usług, czy umowa uaktywniająca. Adresatami regulacji zawartych w ustawie są pracodawcy, którzy są osobami fizycznymi, rolnikami, mikroprzedsiebiorcami lub podmiotami zatrudniającymi do 9 osób. Korzystanie z Systemu jest dobrowolne, a dostęp do niego jest zapewniony po zalogowaniu się za pomocą profilu zaufanego na indywidualnym koncie lub na koncie mikroprzedsiębiorcy na portalu www.praca.gov.pl. Mikroprzedsiębiorcy będą mogli korzystać również z analogicznej funkcjonalności na portalu www.biznes.gov.pl. Jedną z głównych zalet zawarcia umowy za pośrednictwem Systemu jest to, że umowy zawierane za pośrednictwem Systemu mogą być podpisywane nie tylko kwalifikowanym podpisem elektronicznym, ale również podpisem osobistym albo podpisem zaufanym. Ponadto, cała dokumentacja związana z zawarciem umowy jest przechowywana w Systemie, co również umożliwia elektroniczną archiwizację umowy oraz towarzyszących jej dokumentów pracowniczych. Tym samym obowiązki pracodawcy, zleceniodawcy czy rodzica dotyczące przechowywania ww. dokumentacji są realizowane w ramach Systemu.

Problemem niepozwalającym w pełni wykorzystać potencjału tego rozwiązania są ograniczenia w zakresie statusu użytkowników Systemu. Obecnie katalog podmiotów, które mogą zwierać umowy w Systemie jest zamknięty. Umowa może być zawierana jedynie przez osoby fizyczne, rolników, mikroprzedsiebiorców lub podmioty zatrudniające do 9 osób. Brak jest podstaw prawnych umożliwiających zawieranie umów przez inne podmioty niż wyżej wymienione. Po zmianie ustawy, umowy będą mogły być zawierane przez każdy zainteresowany podmiot, który tylko wyrazi taką wolę, niezależnie od posiadanego statusu czy wielkości podmiotu.

Ponadto, ograniczeniem obecnych przepisów jest brak możliwości zawierania za pośrednictwem Systemu umów innych niż umowa o pracę, umowa zlecenia czy umowa uaktywniająca. Dzięki nowelizacji ustawy katalog umów możliwych do zawarcia za pośrednictwem Systemu zostanie rozszerzony. Po zmianie za pośrednictwem Systemu będzie możliwe zawieranie takich umów, jak na przykład umowa o wolontariacie, czy umów towarzyszących zatrudnieniu, tj. umowy o zakazie konkurencji, umowy szkoleniowej czy umowy o współodpowiedzialności materialnej. Ponadto zakłada się zwiększenie funkcjonalności Systemu poprzez umożliwienie potwierdzania w Systemie obecności pracownika lub zgłoszenia rozpoczęcia pracy zdalnej. Umowy zawierane za pośrednictwem Systemu będą podpisywane nie tylko podpisem kwalifikowanym, ale także podpisem osobistym i zaufanym.

Cały proces związany z zawarciem umowy zostanie przeprowadzony w sposób elektroniczny, co znacznie uprości i przyspieszy zawieranie umów. W celu zapewnienia automatyzacji obsługi umów przewiduje się zwiększenie zakresu danych pozyskiwanych i wysyłanych za pośrednictwem Systemu. Nowelizacja ustawy wprowadzi, w szczególności zwiększenie zakresu danych pozyskiwanych i wysyłanych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) oraz pozyskiwanie danych z Krajowego Rejestru Sądowego i Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji (CEiDG). Projekt zakłada, że System będzie wymieniał się danymi z powiązanymi z nim systemami teleinformatycznymi. Mając na uwadze ułatwienie pracodawcom realizacji obowiązku wynikającego z art. 17 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej w Systemie zostanie uruchomiona funkcjonalność, która w przypadku zawierania umowy z cudzoziemcem, pozwoli na realizację ww. obowiązku.

W konsekwencji wprowadzanych zmian przewiduje się zmianę tytułu ustawy na tytuł „ustawa o e-umowach”, oraz podział ustawy na jednostki systematyzacyjne i nadaniu im tytułów.

Niewątpliwie realizacja obowiązków pracowniczych z uwagi na zmieniające się przepisy jest czasochłonna i wymaga śledzenia aktualnego stanu prawnego. Projektowana ustawa przyczyni się do znacznego zmniejszenia obciążeń przedsiębiorców. Projekt odpowiadając na oczekiwania przedsiębiorców rozszerza katalog osób, które będą mogły korzystać z Systemu. Dzięki temu zawarcie umowy o pracę czy zlecenia oraz prowadzenie całej dokumentacji pracowniczej w sposób elektroniczny stanie się powszechnie dostępne.

Należy podkreślić, że dzięki szerokiemu katalogowi podpisów, których można będzie użyć do zawarcia umów obsługiwanych w Systemie, korzystanie z Systemu nie będzie wiązało się z dodatkowymi kosztami. Podpis zaufany jest nieodpłatny i łatwo dostępny, gdyż do jego złożenia wystarczy posiadanie profilu zaufanego. Aby potwierdzić profil zaufany, poza umiejętnością korzystania z Internetu trzeba posiadać nadany nr PESEL oraz pozostające we własnej dyspozycji adres poczty elektronicznej i numer telefonu komórkowego. Żeby skorzystać z podpisu zaufanego nie trzeba żadnych dodatkowych narzędzi elektronicznych, takich jak specjalne karty elektroniczne, czytniki kart, itd. Wystarczy telefon komórkowy i dostęp do Internetu. Natomiast podpis osobisty to zaawansowany podpis elektroniczny weryfikowany certyfikatem wydawanym nieopłatnie wraz z dowodem osobistym. Aby certyfikat podpisu osobistego znalazł się w dowodzie osobistym, wystarczy zaznaczyć zgodę podczas składania wniosku o nowy dowód osobisty.

Niniejszy projekt przewiduje możliwość zawarcia poprzez System również innych umów związanych z zatrudnieniem, takich jak np. umowa o zakazie konkurencji, umowa szkoleniowa, umowa o współodpowiedzialności materialnej. System umożliwi także zawarcie innych umów w tym np. umowy o wolontariacie. System będzie również dawał możliwość załączania dokumentów, wytworzonych poza Systemem, a związanych z zawartymi umowami. Niektóre rodzaje umów wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności, System uprości zawieranie także tych umów. Przyjęte rozwiązanie wynika z coraz powszechniejszej cyfryzacji usług i rozpowszechniania różnych nowych rodzajów podpisów elektronicznych.

Przewiduje się, że System poprzez dostępne kalkulatory, będzie wspomagać podmiot zatrudniający, m.in. w obliczaniu należnego wynagrodzenia, czy wymiaru urlopu wypoczynkowego przysługujących pracownikowi.

Zakłada się, że dzięki proponowanym zmianom nastąpi:

• zmniejszenie obciążenia dla przedsiębiorców, w szczególności małych i średnich przedsiębiorstw, poprzez min. wprowadzenie kalkulatorów ułatwiających wyliczanie wynagrodzenia oraz składek na ubezpieczenia społeczne i zaliczek na podatek, ułatwienie potwierdzania obecności pracownika oraz prowadzenie i przechowywania dokumentacji w sposób elektroniczny;
• zmniejszenie szarej strefy i odsetka umów niepodlegających ubezpieczeniom społecznym z uwagi na prostotę zawierania umów i dodatkowe funkcjonalności usprawniające obsługę kadrową;
• podniesienie standardów na rynku pracy oraz zwiększenie świadomości prawnej osób zawierających umowy za pośrednictwem Systemu;
• ułatwienie przeprowadzania kontroli dla organów kontroli w zakresie przestrzegania przepisów prawa pracy, ubezpieczeń społecznych itp.

Przyjęte rozwiązanie zwiększy elastyczność procesu zawierania umów oraz bezpieczeństwo pracowników i pracodawców.

Dodatkowo przewiduje się rozszerzenie funkcjonalności Systemu o możliwość dołączania dokumentów dotyczących realizacji obowiązków pracodawcy w zakresie zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy, np. prowadzenie wymaganych przez przepisy prawa wykazów prac lub pracowników czy też innych dokumentów jak: oświadczenia o zapoznaniu się z kartą oceną ryzyka zawodowego czy instrukcjami stanowiskowymi, a także zaświadczeń o odbyciu obowiązkowych szkoleń okresowych w zakresie BHP oraz zaświadczeń o odbyciu innych specjalistycznych szkoleń w zakresie BHP, o których mowa w odrębnych przepisach dla poszczególnych branż.

Obok powyższych rozwiązań funkcjonalność Systemu zostanie rozwinięta o możliwość dołączenia w Systemie przez pracodawcę dokumentacji dotyczącej zagadnień istotnych dla większych przedsiębiorców, od których ze względu na liczbę zatrudnionych pracowników, a także sektor gospodarki czy branżę, w której działają wymagane jest prowadzenie dodatkowej dokumentacji.

W celu usprawnienia procesu zawierania i obsługi umów za pośrednictwem Systemu przewiduje się w szczególności:

1. rozszerzenie zakresu danych pozyskiwanych z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Na ZUS będzie nałożony obowiązek przekazywania do Systemu danych niezbędnych do prawidłowego rozliczenia umowy. W szczególności chodzi o przekazywanie do Systemu danych dotyczących m.in. zwolnień lekarskich, opieki nad dzieckiem, pobierania świadczenia rehabilitacyjnego, stażu pracy. Docelowo zakłada się, że ZUS będzie przekazywał do Systemu dane, które obecnie przekazuje pracodawcy na PUE ZUS. Analogiczne rozwiązania przewiduje się w odniesieniu do rozszerzenia zakresu danych pozyskiwanych z Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego;
2. rozszerzenie zakresu danych pozyskiwanych w sposób elektroniczny z takich rejestrów jak KRS i CEiDG. W tym zakresie przewiduje się rozszerzenie zakresu pobieranych danych identyfikacyjnych o takie dane jak:  (nazwa, NIP i REGON), danych adresowych, kontaktowych, dotyczących prowadzonej działalności, osób prawnych lub osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą oraz danych identyfikacyjnych (w tym: imiona, nazwiska, PESEL) osób uprawnionych do reprezentowania ww. podmiotów (tj. osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, członków zarządu, prokurentów, pełnomocników, zarządców sukcesyjnych, zarządców, syndyków, kuratorów, itp.). Celem pozyskiwania tych danych będzie zapewnienie weryfikacji uprawnień osób korzystających z Systemu (zawierających umowy) oraz osób fizycznych reprezentujących dany podmiot, w tym w szczególności weryfikacji poprawności i aktualności danych wprowadzanych przez klientów w procesie zawierania w Systemie i obsługi umów;
3. wprowadzenie kalkulatorów wynagrodzeń i ubezpieczeń (tj. narzędzi, które ułatwią pracodawcom czy zleceniodawcom wyliczanie wynagrodzenia, urlopu wypoczynkowego, składek z tytułu zatrudnienia czy należności podatkowych).

Rozszerzenie zakresu danych możliwych do przetwarzania w Systemie, w celu zwiększenia jego funkcjonalności, obejmie co najmniej:

1. dodanie pola NIP do danych wszystkich podmiotów będących pracodawcami i zleceniodawcami (z wyjątkiem osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej);
2. umożliwienie przetwarzania danych dotyczących cudzoziemców (przy utrzymaniu założenia, że posiadają możliwość uwierzytelnienia się profilem zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym z numerem PNO);
3. zapewnienie podstaw prawnych dla przetwarzania danych innych osób fizycznych uprawnionych do reprezentacji osób prawnych lub osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, które korzystają z Systemu;
4. przetwarzanie danych zleceniobiorców będących osobami fizycznymi prowadzącymi działalność gospodarczą/ osobami prawnymi (umowy B2B).

Mając na uwadze podniesienie standardów na rynku pracy oraz zwiększenie świadomości prawnej osób zawierających umowy, za pośrednictwem Systemu, strony umowy będą informowane o obowiązujących przepisach prawa (np. prawa pracy czy prawa ubezpieczeń społecznych).

Mając na uwadze ułatwienie pracodawcom realizacji obowiązku wynikającego z art. 17 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej w Systemie zostanie uruchomiona funkcjonalność, która w przypadku zawierania umowy z cudzoziemcem, pozwoli na realizację ww. obowiązku.

Dzięki nowelizacji ustawy nastąpi rozwinięcie funkcjonalności Systemu w postaci możliwości potwierdzania za pomocą Systemu obecności pracownika w pracy, dzięki czemu System będzie ułatwiał prowadzenie ewidencji czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą.

W Systemie ujęte będą również informacje o prawach pracowniczych, w tym o prawie pracowników do zrzeszania się, jak również informacje o możliwości zgłoszenia do Państwowej Inspekcji Pracy naruszenia praw pracowniczych przez pracodawcę lub uzyskania przez pracowników bezpłatnej porady.

Z wyrazami szacunku