Program Fundusze Europejskie na Rozwój Cyfrowy 2021-2027 jest kontynuacją Programu Polska Cyfrowa 2014-2020 i stanowi kolejny etap cyfrowej transformacji kraju. Zakres wsparcia w ramach Programu jest komplementarny ze wsparciem pozostałych programów realizujących cele polityki spójności na lata 2021-2027 oraz innych instrumentów krajowych i unijnych. Ryzyko pokrywania się obszarów wsparcia będzie niwelowała przyjęta linia demarkacyjna uzgodniona między poszczególnymi programami krajowymi i regionalnymi.

Raport końcowy z badania „Ewaluacja systemu wyboru projektów w ramach FERC”

Raport podsumowuje wyniki badania ewaluacyjnego, zrealizowanego zgodnie z Planem ewaluacji FERC. Celem tego badania było przeprowadzenie oceny systemu wyboru projektów, w tym kryteriów ich wyboru w ramach FERC.

Ocena systemu wyboru projektów

Rozplanowanie naborów ocenić należy jako prawidłowe w odniesieniu do specyfiki wsparcia, jego celów, a także potrzeb i możliwości wnioskodawców oraz instytucji odpowiedzialnych za wdrażanie. Potwierdziły to analizy własne rozplanowania naborów i opinie respondentów. Pewne zastrzeżenia w tym kontekście budzi duże skumulowanie w 1 naborze alokacji z działania 1.1, które może powodować trudności realizacyjne, lecz takie podejście umożliwiło także szybkie uruchomienie wsparcia. Negatywny wpływ miało opóźnienie startu FERC (wynikające z oczekiwania na przyjęcie przepisów i decyzje KE) oraz nałożenie się naborów w priorytecie 1 FERC na analogiczne nabory w KPO.

Jeśli chodzi o ocenę czasu na przygotowanie i złożenie dokumentacji projektowej, to większość wnioskodawców uznała ten czas za wystarczający, choć część wskazywała na presję czasową. W niektórych obszarach interwencji pojawiały się specyficzne trudności, np. czasochłonne przygotowanie mapy koncepcyjnej sieci w priorytecie, konieczność uzyskania opinii KRMC w priorytecie 2 czy ograniczony czas na poprawę wniosku na etapie oceny formalnej.

Rozpatrując sposoby wyboru projektów stosowane w FERC, wskazać należy, iż większość naborów (8 z 14) odbywa się w sposób niekonkurencyjny, natomiast konkurencyjny sposób wyboru projektów zastosowano w sześciu naborach spośród trzech działań: 1.1, 2.1 i 2.3. Zastosowany w poszczególnych naborach sposób wyboru projektów uznano za właściwy ze względów merytorycznych oraz z punktu widzenia wymagań określonych w „ustawie wdrożeniowej – Ustawa z dnia 28 kwietnia 2022 r. o zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021-2027″ (Dz.U. z 2022 r., poz. 1079, ze zm.).

Analiza zawartości stron internetowych FERC i CPPC wykazała, że dostępne tam informacje i materiały są generalnie wystarczające zarówno dla wnioskodawców, jak i oceniających. Krytyczne uwagi dotyczyły ograniczonych informacji o zasadach horyzontalnych, niejednoznaczności niektórych kryteriów oraz niespójności między dokumentami.

Wnioskodawcy generalnie pozytywnie ocenili oferowane im szkolenia, lecz dostrzegali również ich słabe strony w postaci zbyt późnego terminu niektórych szkoleń, powielanie w trakcie szkolenia treści dokumentacji bez dodatkowych interpretacji, czy krótki czas na pytania.

Ocena i wybór projektów

Analiza wykazała, iż zasady wynikające z obowiązujących przepisów i wytycznych zostały w prawidłowy sposób odzwierciedlone w dokumentacji poszczególnych naborów. Nie zidentyfikowano także przypadków, w których występowałyby sytuacje podejmowania działań niezgodnych z obowiązującym stanem prawnym. Pewne wątpliwości budziły szczegółowe sytuacje związane ze zmianami warunków naboru, nieaktualnością dokumentacji naboru czy odmową podpisania umowy ze strony instytucji.

Analiza objęła również kwestię barier administracyjnych i organizacyjno-proceduralnych. W tym kontekście generalnie pozytywnie oceniono uproszczenia proceduralne w FERC względem POPC, np. dopuszczenie uproszczonych metod rozliczania, dopuszczanie oświadczeń czy stosowanie grantowej formuły dystrybucji wsparcia. Pewne zastrzeżenia budzą niektóre szczegółowe rozwiązania takie jak ograniczona elastyczność IP w negocjacjach umów o dofinansowanie, stosowanie wzorów dokumentacji aplikacyjnej niedostosowanych do specyfiki projektów czy dublowanie zakresów informacji w różnych częściach dokumentacji aplikacyjnej.

W założeniach procedury odwoławczej prawidłowo odzwierciedlono wymagania wynikające z „ustawy wdrożeniowej” i zastosowano odpowiednie mechanizmy zapewniające bezstronność. Pozytywnie oceniona została także organizacja i przejrzystość procesu rozpatrywania protestów. Analiza danych dotyczących protestów wykazała, że w działaniu 1.1 większość protestów dotyczyła wykonalności finansowej projektów, a w działaniu 2.1 protesty odnosiły się do różnorodnych kryteriów.

Ocena kryteriów wyboru projektów

Zgodność kryteriów wyboru projektów z celami FERC oraz zasadami wynikającymi z nadrzędnych przepisów i wytycznych

Kryteria wyboru projektów stosowane w FERC wpływają na realizację celów Programu w sposób bezpośredni (kierunkując interwencję i potęgując realizację celów) i pośredni (zapewniając odpowiedni sposób i warunki realizacji projektów). W konsekwencji kryteria wyboru projektów stosowane w FERC są spójne z celem głównym i celami szczegółowymi Programu. W naborach niekonkurencyjnych zgodność projektów z celami FERC zapewniana jest głównie dzięki konsultacjom i ustaleniom z IZ/IP, a w naborach konkurencyjnych to kryteria punktowe mają największy wpływ na wybór projektów. Jednocześnie wskazano na problematyczność niektórych kryteriów (np. wymóg objęcia inwestycjami 100% punktów adresowych, premiowanie obniżenia wkładu publicznego, wymóg uzyskania opinii KRMC).

Poprawność sformułowania kryteriów wyboru projektów

Generalnie pozytywnie oceniono poprawność sformułowania kryteriów. Podkreślano, że kryteria wyboru projektów w FERC cechują się walorem obiektywności, zastrzegając przy tym, że całkowite wyeliminowanie pewnego elementu subiektywizmu nie jest możliwe. Dominowały opinie o braku problemów z mierzalnością / weryfikowalnością, czy pomiarem stopnia spełniania danego kryterium. Również w aspekcie jednoznaczności wśród wnioskodawców i oceniających dominowały pozytywne opinie. W odniesieniu do niektórych kryteriów sformułowano szczegółowe uwagi i zalecenia mające na celu zniwelowanie problemów z ich stosowaniem. W ramach przeprowadzonych analiz nie zidentyfikowano kryterium czy grupy kryteriów, które byłyby szczególnie trudne do spełnienia dla wnioskodawców lub powszechnie sprawiały trudności. Kryteria identyfikowane w badaniu jako problematyczne dla wnioskodawców dotyczą bardzo różnorodnych kwestii.

Wnioski i rekomendacje

1. Uwzględnienie – w miarę możliwości – dodatkowych uwarunkowań na etapie planowania naborów wniosków o dofinansowanie.
2. Usprawnienie przebiegu procesu oceny wniosków o dofinansowanie.
3. Usprawnienie dotychczasowych i podjęcie dodatkowych działań w obszarze mechanizmów wsparcia merytorycznego wnioskodawców.
4. Usprawnienie dotychczasowych i podjęcie dodatkowych działań w obszarze mechanizmów wsparcia merytorycznego osób oceniających.
5. Wdrożenie rozwiązań optymalizujących funkcjonowanie systemu wyboru projektów w odniesieniu do procedury odwoławczej.
6. Podjęcie działań zorientowanych na zmniejszenie skali obciążeń administracyjnych na etapie naboru projektów (od momentu aplikowania o wsparcie do ewentualnego podpisania umowy o dofinansowanie).
7. Zoptymalizowanie funkcjonowania informatycznego wymiaru procesu oceny wniosków o dofinansowanie.
8. Zmniejszenie obciążeń administracyjnych związanych z pozyskiwaniem opinii Komitetu Rady Ministrów ds. Cyfryzacji.
9. Podejmowanie określonych działań zorientowanych na optymalizację kryteriów „podwyższonego ryzyka” tj. tych, które zostały zidentyfikowane jako budzące największe wątpliwości wśród różnych kategorii interesariuszy, ze szczególnym uwzględnieniem wnioskodawców.
10. Rozważenie wprowadzenia ewentualnych modyfikacji do sposobów definiowania wybranych kryteriów wyboru projektów.

Executive Summary

Evaluation of the Project Selection System

Call for proposals for funding

The scheduling of calls for applications should be assessed as correct in relation to the specifics of the support, its objectives, as well as the requirements and capabilities of the applicants and the institutions responsible for implementation. This has been confirmed by its internal analyses and the opinions of respondents. Certain reservations in this context are raised by the significant accumulation of allocations from Measure 1.1 in one call for applications, which may cause implementation difficulties; nevertheless, such an approach also enabled the rapid mobilisation of support. The delay in the commencement of European Funds for Digital Development Programme (EFDD) (resulting from pending adoption of regulations and EC decisions) and the overlap of calls under EFDD Priority 1 and National Recovery Plan calls had a negative impact.

Concerning the assessment of the time required to prepare and submit project documentation, most applicants considered this time sufficient, although some indicated that they were under time pressure. Specific difficulties arose in certain areas of intervention, e.g. the time-consuming preparation of the conceptual map of the network in Priority 1, the necessity to obtain the opinion of the Committee of the Council of Ministers for Digitalisation in Priority 2, or the limited time for the improvement of the application in the formal evaluation stage.

Regarding the project selection methods employed at EFDD, it should be noted that the majority of calls for applications (8 out of 14) are non-competitive, while a competitive project selection method was adopted for six calls for applications in three of the Measures: 1.1, 2.1 and 2.3. The method of project selection utilised in the individual calls for applications was considered appropriate for substantive reasons and from the perspective of the requirements specified in the “implementation act – Act of April 28, 2022, on the principles of implementation of tasks financed from European funds in the financial perspective 2021-2027″ (Journal of Laws of 2022, item 1079, as amended).

Examination of the content of the websites of EFDD and the Digital Poland Projects Centre revealed that the information and materials available there are generally sufficient for both applicants and evaluators. A number of critical comments concerned the limited information on horizontal principles, the ambiguity of several criteria and the inconsistencies between documents.

Applicants generally rated the workshops offered to them positively; however, they also recognised their weaknesses in the form of some training sessions being scheduled too late, the content of the documentation being repeated during the workshop without additional interpretations, or the limited time for questions.

Project evaluation and selection

The analysis confirmed that the rules arising from the applicable regulations and guidelines were correctly reflected in the documentation of individual calls for applications. Neither have there been any situations in which actions have been taken that are not in accordance with the current legal status. Particular situations raised concerns, such as modifications to the procurement conditions, outdated documentation, or the institution’s refusal to sign the contract.

Furthermore, the analysis also covered administrative and organisational-procedural barriers. Against this background, the procedural simplifications in the EFDD with regard to the Digital Poland Operational Programme were generally evaluated positively, e.g. the admission of simplified settlement methods, the admission of declarations or the application of the grant formula for the distribution of support. There are some reservations about certain detailed solutions, such as the limited flexibility of the Intermediary Institution in negotiating grant agreements, the use of application documentation templates not adapted to the specifics of projects, or the duplication of information in different parts of the application documentation.

The requirements of the “implementation act” are correctly reflected in the principles of the complaints procedure, and appropriate mechanisms to ensure impartiality are in place. The organisation and transparency of the complaint handling process were also rated positively. Examination of the complaints data revealed that in Measure 1.1, most complaints related to the financial feasibility of projects, while in Measure 2.1, complaints related to a variety of criteria.

Evaluation of the Project Selection Criteria

Compliance of project selection criteria with EFDD objectives and the principles arising from overriding regulations and guidelines

The project selection criteria implemented by EFDD contribute to the achievement of the Programme’s objectives in a direct manner (by directing the intervention and enhancing the realisation of the objectives) as well as in an indirect one (by ensuring the appropriate method and conditions for the realisation of the projects). Consequently, the project selection criteria applied in EFDD are consistent with the main objective and specific objectives of the Programme. Regarding non-competitive calls for applications, the compliance of projects with the EFDD objectives shall be ensured mainly through consultations and arrangements with the Managing/Intermediary Institution, and in competitive calls for applications, the scoring criteria shall have the greatest impact on the selection of projects. Simultaneously, the problematic nature of several criteria was emphasised (e.g. the requirement to cover 100% of address points, the prioritisation of a reduction in public funding, the requirement to obtain an opinion from the Committee of the Council of Ministers for Digitalisation).

Accuracy of the formulation of the project selection criteria

In general, the criteria were considered to be formulated correctly. It was emphasised that the criteria for selecting projects at EFDD have the advantage of objectivity, with the proviso that it is virtually impossible to eliminate subjectivity completely. Dominant were opinions regarding the lack of difficulties with measurability / verifiability or measuring the degree to which a given criterion is met. Positive feedback was also predominant among applicants and evaluators with regard to clarity. Comments and recommendations have been formulated to address specific criteria and to eliminate difficulties in their application. None of the criteria or groups of criteria identified through the analyses performed were particularly difficult for applicants to meet or generally caused difficulties. The criteria considered problematic for applicants in the analysis cover a wide range of issues.

Conclusions and recommendations

1.  Consideration of additional conditions, if possible, at the stage of planning calls for applications for funding.
2. Improvement the process of evaluating applications for funding.
3. Further improvement of existing and implementation of additional measures in the area of support mechanisms for applicants.
4. Enhancement of existing measures and implementation of additional initiatives in the area of technical support for evaluators.
5. Implementation of solutions optimising the functioning of the project selection system with regard to the appeal procedure.
6. Implementation of measures aimed at reducing the administrative burden during the project application phase (from the moment of applying for support to the possible signing of a funding contract).
7. Optimisation of the IT dimension of the process of evaluation of grant applications.
8. Decrease in the administrative burden of obtaining opinions from the Committee of the Council of Ministers for Digitalisation.
9. Implementation of specific measures aimed at optimising the “increased risk” criteria, i.e. those identified as raising the most concerns among various stakeholder categories, with a particular focus on applicants.
10. Consideration of possible modifications to the methods of defining selected project selection criteria.

Więcej szczegółów: https://www.rozwojcyfrowy.gov.pl/media/151611/Kryteria_i_system_wyboru_projektow_FERC_2021-2027_Raport_koncowy.pdf

Źródło: Departament Rozwoju Cyfrowego, Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej